Panduan lengkap tentang program kemitraan Balaka untuk kantor akuntan dan konsultan pajak.

Apa Itu Partner Balaka

Partner Balaka adalah kantor akuntan, konsultan pajak, atau firma akuntansi yang menjadi mitra resmi untuk mengimplementasikan dan mendukung aplikasi Balaka bagi klien-klien mereka.

Partner bertindak sebagai perpanjangan tangan ArtiVisi di lapangan: melakukan onboarding klien, konfigurasi sistem, pelatihan, dan dukungan akuntansi sehari-hari. ArtiVisi menangani infrastruktur teknis (server, database, deployment, update aplikasi).

Pembagian Tanggung Jawab

Partner Bertanggung Jawab Atas

Area	Detail
Onboarding klien	Pengumpulan data perusahaan, konfigurasi awal, import data
Konfigurasi akuntansi	Penyesuaian COA, template jurnal, pengaturan pajak
Pelatihan	Training penggunaan aplikasi untuk staf klien
Dukungan akuntansi	Menjawab pertanyaan tentang pencatatan, pelaporan, pajak
Review berkala	Cek trial balance, rekonsiliasi, kelengkapan data

ArtiVisi Bertanggung Jawab Atas

Area	Detail
Infrastruktur	Server, database, SSL, backup, monitoring
Provisioning instance	Pembuatan instance baru untuk klien baru
Update aplikasi	Rilis fitur baru, perbaikan bug, patch keamanan
Dukungan teknis	Masalah teknis yang tidak bisa diselesaikan partner
SLA uptime	Target 99.5% uptime per bulan

Model Harga

Item	Harga
Harga wholesale per klien	Rp 100.000/bulan
Minimum klien aktif	5 klien
Minimum commitment bulanan	Rp 500.000/bulan

Partner bebas menentukan harga jual ke klien. Selisih antara harga jual dan harga wholesale menjadi pendapatan partner.

Contoh model pendapatan:

Skenario	Harga ke klien	Jumlah klien	Pendapatan kotor	Biaya wholesale	Margin partner
Awal	Rp 300.000/bln	5	Rp 1.500.000	Rp 500.000	Rp 1.000.000
Berkembang	Rp 300.000/bln	20	Rp 6.000.000	Rp 2.000.000	Rp 4.000.000
Mapan	Rp 250.000/bln	50	Rp 12.500.000	Rp 5.000.000	Rp 7.500.000

Partner juga bisa menambah pendapatan dari jasa tambahan:

• Setup awal dan migrasi data (one-time fee)
• Pelatihan lanjutan
• Review dan konsultasi akuntansi bulanan
• Jasa pelaporan pajak

Isolasi Data Klien

Setiap klien mendapatkan:

• Database terpisah — data antar klien tidak pernah tercampur
• URL terpisah — setiap klien mengakses instance sendiri
• Akun admin terpisah — partner mendapat akses admin ke setiap instance klien

Ini berarti: satu klien mengalami masalah tidak mempengaruhi klien lain.

Menjadi Partner

Syarat

1. Berbadan hukum (CV, PT, atau firma perorangan terdaftar)
2. Memiliki kompetensi akuntansi dan/atau perpajakan
3. Sanggup meng-handle minimum 5 klien aktif dalam 6 bulan pertama
4. Bersedia mengikuti pelatihan implementor dari ArtiVisi

Proses Pendaftaran

1. Ajukan permohonan — Hubungi ArtiVisi melalui email atau formulir di website
2. Diskusi awal — Review profil partner, diskusi target pasar
3. Pelatihan implementor — Training penggunaan Balaka dari sisi implementor (2-3 hari)
4. Penandatanganan perjanjian — Kontrak kemitraan dan SLA
5. Setup demo instance — ArtiVisi menyediakan instance demo untuk presentasi ke calon klien
6. Mulai onboarding klien — Partner mulai menawarkan ke klien mereka

Instance Demo

Partner mendapat satu instance demo gratis yang sudah terisi data contoh lengkap (transaksi, payroll, laporan). Instance ini digunakan untuk:

• Presentasi ke calon klien
• Latihan konfigurasi dan penggunaan
• Testing skenario-skenario klien

Langkah Selanjutnya

Setelah memahami model kemitraan, pelajari proses onboarding klien baru:

Onboarding Klien Baru

Checklist dan langkah-langkah lengkap untuk menambahkan klien baru ke Balaka.

Checklist Onboarding

Sebelum memulai, kumpulkan informasi berikut dari klien:

Data Perusahaan

Data	Keterangan	Contoh
Nama perusahaan	Nama resmi sesuai akta/NPWP	PT Maju Teknologi
Alamat	Alamat kantor/tempat usaha	Jl. Sudirman No. 10, Jakarta
Telepon	Nomor telepon kantor	021-5551234
Email	Email resmi perusahaan	admin@majuteknologi.co.id
NPWP	Nomor Pokok Wajib Pajak (format baru 16 digit)	01.234.567.8-012.345
NITKU	Nomor Identitas Tempat Kegiatan Usaha	0000000000000001
Status PKP	Apakah terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak	Ya/Tidak
PKP sejak	Tanggal pengukuhan PKP (jika PKP)	2023-01-15
Tanggal berdiri	Tanggal pendirian usaha	2020-05-01

Informasi Akuntansi

Data	Keterangan
Industri	IT Service, Online Seller, Coffee Shop, Campus
Tahun fiskal	Bulan awal tahun buku (umumnya Januari)
Mata uang	IDR (saat ini hanya mendukung Rupiah)
Rekening bank	Nama bank dan nomor rekening yang digunakan
Daftar karyawan	Nama, PTKP, tanggal masuk, gaji

Keputusan Konfigurasi

Keputusan	Opsi
Seed pack	IT Service / Online Seller / Coffee Shop / Campus
Perlu kustomisasi COA?	Ya → lihat Kustomisasi COA
Ada data historis?	Ya → lihat Import Data
Jumlah user	Berapa orang yang akan menggunakan aplikasi

Langkah-Langkah Onboarding

1. Request Provisioning Instance

Kirim request ke ArtiVisi dengan informasi:

• Nama perusahaan klien
• Seed pack yang dipilih (IT Service / Online Seller / Coffee Shop / Campus)
• Subdomain yang diinginkan (misal: majuteknologi.balaka.id)

ArtiVisi akan menyediakan:

• Instance baru dengan database kosong
• URL akses
• Akun admin awal (username + password sementara)

Proses provisioning memakan waktu 1-2 hari kerja.

2. Login dan Ganti Password

1. Buka URL instance klien di browser
2. Login menggunakan akun admin dari ArtiVisi
3. Buka menu Pengaturan > Pengguna
4. Ganti password admin

3. Import Seed Pack

Seed pack berisi data awal yang sudah disesuaikan per industri:

Seed Pack	Isi	Cocok Untuk
IT Service	75 akun, 40 template, PKP-ready	Jasa IT, konsultan, software house
Online Seller	84 akun, 39 template, marketplace	Toko online Tokopedia/Shopee/TikTok
Coffee Shop	74 akun, 8 template, BOM/produksi	Kedai kopi, restoran kecil, F&B
Campus	COA pendidikan, 40 template	Perguruan tinggi, lembaga pendidikan

Untuk mengimpor seed pack:

1. Buka menu Pengaturan > Import Data
2. Klik tombol Choose File dan pilih file ZIP seed pack
3. Klik Import
4. Tunggu proses selesai — akan muncul pesan berapa record yang berhasil diimport

4. Konfigurasi Data Perusahaan

Buka menu Pengaturan > Perusahaan dan lengkapi:

1. Nama Perusahaan — nama resmi
2. Alamat — alamat lengkap
3. Telepon dan Email
4. NPWP dan NITKU
5. Status PKP — centang jika PKP
6. PKP Sejak — isi tanggal pengukuhan (jika PKP)
7. Tahun Fiskal — pilih bulan awal tahun buku
8. Industri — pilih sesuai jenis usaha
9. Tanggal Berdiri
10. Nama dan Jabatan Penandatangan — untuk keperluan laporan dan dokumen pajak

Klik Simpan.

5. Konfigurasi Pajak

Buka menu Pengaturan > Profil Pajak dan lengkapi:

• Detail konfigurasi pajak ada di Setup Pajak

6. Buat Periode Fiskal

Buka menu Master Data > Periode Fiskal dan buat periode untuk tahun berjalan:

1. Klik Buat Periode
2. Isi tahun dan bulan
3. Status: OPEN
4. Ulangi untuk semua bulan dalam tahun berjalan

Atau import periode via seed pack yang sudah menyertakan file 11_fiscal_periods.csv.

7. Review dan Kustomisasi COA

Buka menu Master Data > Bagan Akun untuk mereview akun-akun bawaan:

1. Cek apakah ada akun yang perlu ditambahkan
2. Nonaktifkan akun yang tidak relevan
3. Lihat panduan lengkap di Kustomisasi COA

8. Review Template Jurnal

Buka menu Master Data > Template Jurnal untuk mereview template bawaan:

1. Cek apakah template sudah sesuai kebutuhan klien
2. Tambah template baru jika perlu
3. Nonaktifkan template yang tidak dipakai
4. Lihat panduan lengkap di Konfigurasi Template

9. Input Rekening Bank

Buka menu Master Data > Bagan Akun dan pastikan akun bank sudah sesuai:

• Contoh: jika klien menggunakan Bank BCA dan Bank Mandiri, pastikan kedua akun tersebut ada
• Jika klien menggunakan bank lain (BNI, BRI, dll), tambahkan akun baru di bawah grup 1.1 Aset Lancar

10. Import Saldo Awal (Jika Ada)

Jika klien sudah memiliki data keuangan sebelumnya (dari spreadsheet atau aplikasi lain):

1. Gunakan template Saldo Awal Tahun atau Jurnal Manual
2. Input saldo per akun per tanggal cutover
3. Lihat panduan lengkap di Import Data

11. Buat User Accounts

Buka menu Pengaturan > Pengguna untuk membuat akun pengguna:

1. Klik Buat Pengguna
2. Isi username, nama lengkap, email, password
3. Pilih role yang sesuai:
   • ADMIN — akses penuh (untuk pemilik usaha)
   • ACCOUNTANT — akses transaksi dan laporan
   • CASHIER — akses input transaksi saja
   • VIEWER — hanya bisa melihat laporan

12. Pelatihan Awal

Jadwalkan sesi pelatihan untuk staf klien. Panduan pelatihan ada di Training Klien.

Checklist Final

Sebelum menyerahkan instance ke klien, pastikan:

• [ ] Data perusahaan lengkap (nama, NPWP, NITKU, PKP)
• [ ] COA sudah direview dan disesuaikan
• [ ] Template jurnal sudah direview
• [ ] Periode fiskal tahun berjalan sudah dibuat
• [ ] Konfigurasi pajak sudah diisi
• [ ] Rekening bank sudah sesuai
• [ ] Saldo awal sudah diinput (jika ada migrasi)
• [ ] User accounts sudah dibuat untuk semua pengguna
• [ ] Pelatihan awal sudah dijadwalkan
• [ ] Password admin sudah diganti dari default

Langkah Selanjutnya

Kustomisasi Bagan Akun (COA)

Panduan menyesuaikan Chart of Accounts untuk kebutuhan spesifik klien.

Kapan Pakai COA Bawaan

Seed pack Balaka sudah menyediakan COA yang dirancang sesuai SAK EMKM untuk masing-masing industri. Untuk sebagian besar usaha kecil, COA bawaan sudah cukup.

Gunakan COA bawaan tanpa perubahan jika:

• Klien baru mulai pembukuan
• Struktur bisnis sederhana (satu lokasi, satu departemen)
• Tidak ada kebutuhan pelaporan khusus dari investor atau regulator

Kustomisasi diperlukan jika:

• Klien punya beberapa departemen atau cabang
• Ada kebutuhan tracking biaya per cost center
• Klien migrasi dari sistem lain dan ingin mempertahankan struktur akun lama
• Ada jenis pendapatan atau beban yang tidak tercakup di COA bawaan

Struktur Penomoran Akun

COA Balaka menggunakan penomoran hierarki dengan titik sebagai separator:

1           ASET (header level 1)
1.1         Aset Lancar (header level 2)
1.1.01      Kas (akun detail)
1.1.02      Bank BCA (akun detail)

Konvensi Penomoran per Grup

Kode	Grup	Jenis
1.x	Aset	ASSET
2.x	Liabilitas	LIABILITY
3.x	Ekuitas	EQUITY
4.x	Pendapatan	REVENUE
5.x	Beban	EXPENSE

Sub-grup Umum

Kode	Sub-grup
1.1.xx	Aset Lancar (kas, bank, piutang)
1.2.xx	Aset Tetap (peralatan, kendaraan, bangunan)
1.3.xx	Aset Tak Berwujud
2.1.xx	Liabilitas Jangka Pendek (hutang, pajak)
2.2.xx	Liabilitas Jangka Panjang
3.1.xx	Modal
3.2.xx	Laba (ditahan, berjalan)
4.1.xx	Pendapatan Usaha
4.2.xx	Pendapatan Lain-lain
5.1.xx	Beban Operasional
5.2.xx	Beban Lain-lain
5.9.xx	Beban Pajak

COA per Industri

IT Service (75 akun)

Fokus pada jasa dan proyek. Akun pendapatan dibedakan per jenis jasa:

• 4.1.01 Pendapatan Jasa Training
• 4.1.02 Pendapatan Jasa Konsultasi
• 4.1.03 Pendapatan Jasa Development

Akun beban mencakup beban khas IT:

• 5.1.20 Beban Cloud & Server
• 5.1.21 Beban Software & Lisensi

Akun pajak lengkap untuk PKP:

• 1.1.25 PPN Masukan
• 1.1.26 Kredit Pajak PPh 23
• 2.1.03 Hutang PPN
• 2.1.21 Hutang PPh 23

Online Seller (84 akun)

Fokus pada marketplace dan inventory. Akun khusus:

• 1.1.04-07 Saldo Marketplace (Tokopedia, Shopee, Lazada, TikTok)
• 1.1.30 Persediaan Barang Dagangan
• 5.1.30 HPP (Harga Pokok Penjualan)
• 5.1.31-34 Beban Admin per marketplace

Coffee Shop (74 akun)

Fokus pada manufaktur dan produksi:

• 1.1.30 Persediaan Bahan Baku
• 1.1.31 Barang Dalam Proses (WIP)
• 1.1.32 Persediaan Barang Jadi
• 5.1.30 HPP Penjualan
• 5.1.31 Beban Bahan Baku

Campus (COA pendidikan)

Fokus pada pendapatan pendidikan:

• 4.1.01-xx Pendapatan SPP, Uang Pangkal, Praktikum, Wisuda
• 5.1.xx Beban Dosen, Beban Akademik

Menambah Akun Baru

1. Buka menu Master Data > Bagan Akun
2. Klik Buat Akun
3. Isi:
   • Kode Akun — ikuti penomoran yang sudah ada (misal: 5.1.22 untuk beban baru di bawah 5.1)
   • Nama Akun — nama deskriptif
   • Tipe — ASSET, LIABILITY, EQUITY, REVENUE, atau EXPENSE
   • Parent — akun induk (misal: 5.1 Beban Operasional)
   • Normal Balance — DEBIT (untuk aset dan beban) atau CREDIT (untuk liabilitas, ekuitas, pendapatan)
   • Permanen — centang untuk akun neraca (aset, liabilitas, ekuitas), kosongkan untuk akun laba rugi (pendapatan, beban)
4. Klik Simpan

Contoh: Menambah Akun Bank

Klien menggunakan Bank BNI yang belum ada di COA bawaan:

• Kode: 1.1.04
• Nama: Bank BNI
• Tipe: ASSET
• Parent: 1.1 Aset Lancar
• Normal Balance: DEBIT
• Permanen: Ya

Contoh: Menambah Sub-akun Beban per Departemen

Klien ingin memisahkan beban listrik per cabang:

• 5.1.07 Beban Listrik (akun induk, sudah ada)
• 5.1.07.01 Beban Listrik Cabang Jakarta (baru)
• 5.1.07.02 Beban Listrik Cabang Surabaya (baru)

Menonaktifkan Akun

Akun yang tidak relevan bisa dinonaktifkan agar tidak muncul di dropdown saat input transaksi:

1. Buka Master Data > Bagan Akun
2. Klik akun yang ingin dinonaktifkan
3. Hapus centang Aktif
4. Klik Simpan

Akun yang sudah memiliki transaksi tidak bisa dihapus, hanya bisa dinonaktifkan.

Pola Kustomisasi Umum

Multi-Cabang

Tambahkan sub-akun per cabang untuk beban yang perlu dipisahkan:

5.1.05    Beban Sewa
5.1.05.01   Beban Sewa Cabang Pusat
5.1.05.02   Beban Sewa Cabang Bandung

5.1.07    Beban Listrik
5.1.07.01   Beban Listrik Cabang Pusat
5.1.07.02   Beban Listrik Cabang Bandung

Multi-Produk (Online Seller)

Pisahkan pendapatan per kategori produk:

4.1       Pendapatan Usaha
4.1.01      Pendapatan Penjualan Smartphone
4.1.02      Pendapatan Penjualan Aksesoris
4.1.03      Pendapatan Penjualan Kabel

Proyek (IT Service)

Tracking biaya per jenis proyek:

4.1       Pendapatan Usaha
4.1.01      Pendapatan Jasa Training
4.1.02      Pendapatan Jasa Konsultasi
4.1.03      Pendapatan Jasa Development
4.1.04      Pendapatan Jasa Maintenance

Tambahan Rekening Bank

Tambahkan akun untuk setiap rekening bank yang digunakan:

1.1.02    Bank BCA
1.1.03    Bank Mandiri
1.1.04    Bank BNI
1.1.05    Bank BRI
1.1.06    Bank Permata

Akun Sistem — Jangan Diubah

Beberapa akun digunakan oleh fitur internal Balaka. Jangan menghapus atau mengubah tipe akun ini:

Akun	Digunakan Oleh
2.1.10 Hutang Gaji	Fitur Payroll
2.1.13 Hutang BPJS	Fitur Payroll
2.1.20 Hutang PPh 21	Fitur Payroll
3.2.01 Laba Ditahan	Tutup Buku Akhir Tahun
3.2.02 Laba Berjalan	Tutup Buku Akhir Tahun

Nama akun boleh diganti, tetapi kode dan tipe harus tetap sama.

Langkah Selanjutnya

Import Data

Panduan menggunakan fitur import data untuk memasukkan data awal dan migrasi dari sistem lain.

Halaman Import Data

Akses halaman import melalui menu Pengaturan > Import Data.

Halaman ini menerima file ZIP yang berisi kumpulan file CSV bernomor urut. Setiap file CSV merepresentasikan satu tabel data.

Format File ZIP

File ZIP harus berisi file-file CSV dengan penamaan bernomor urut:

seed-data/
├── 01_company_config.csv
├── 02_chart_of_accounts.csv
├── 03_salary_components.csv
├── 04_journal_templates.csv
├── 05_journal_template_lines.csv
├── 06_journal_template_tags.csv
├── 07_clients.csv
├── 08_projects.csv
├── 11_fiscal_periods.csv
├── 12_tax_deadlines.csv
├── 13_company_bank_accounts.csv
├── 15_employees.csv
├── 16_employee_salary_components.csv
├── 34_asset_categories.csv
└── MANIFEST.md

Nomor urut menentukan urutan import. File diproses secara berurutan karena ada dependensi antar data (misalnya template jurnal bergantung pada COA yang sudah ada).

File CSV per Entity

01_company_config.csv — Konfigurasi Perusahaan

company_name,company_address,company_phone,company_email,tax_id,npwp,nitku,fiscal_year_start_month,currency_code,signing_officer_name,signing_officer_title,company_logo_path,established_date,is_pkp,pkp_since,industry
PT Maju Teknologi,Jl. Sudirman 10 Jakarta,021-5551234,admin@maju.co.id,,01.234.567.8-012.345,0000000000000001,1,IDR,Budi Santoso,Direktur,,2020-05-01,true,2023-01-15,IT_SERVICE

Kolom	Keterangan
company_name	Nama resmi perusahaan
npwp	NPWP format 16 digit
nitku	NITKU
fiscal_year_start_month	Bulan awal tahun fiskal (1 = Januari)
is_pkp	true atau false
pkp_since	Tanggal pengukuhan PKP (YYYY-MM-DD), kosongkan jika non-PKP
industry	IT_SERVICE, ONLINE_SELLER, COFFEE_SHOP, atau CAMPUS

02_chart_of_accounts.csv — Bagan Akun

account_code,account_name,account_type,parent_code,normal_balance,active,is_permanent
1,ASET,ASSET,,DEBIT,true,true
1.1,Aset Lancar,ASSET,1,DEBIT,true,true
1.1.01,Kas,ASSET,1.1,DEBIT,true,true
1.1.02,Bank BCA,ASSET,1.1,DEBIT,true,true

Kolom	Keterangan
account_code	Kode akun (hierarchical, pakai titik)
account_type	ASSET, LIABILITY, EQUITY, REVENUE, EXPENSE
parent_code	Kode akun induk (kosong untuk akun level tertinggi)
normal_balance	DEBIT atau CREDIT
is_permanent	true untuk akun neraca, false untuk akun laba rugi

04_journal_templates.csv — Template Jurnal

template_name,description,template_type,category,is_system,active
Bayar Beban Sewa,Pembayaran sewa kantor,SIMPLE,EXPENSE,false,true
Penjualan Tokopedia,Penjualan via Tokopedia,DETAILED,INCOME,false,true

Kolom	Keterangan
template_type	SIMPLE (satu input) atau DETAILED (multi input)
category	INCOME, EXPENSE, PAYMENT, RECEIPT, TRANSFER
is_system	true untuk template yang dijalankan otomatis oleh fitur tertentu

05_journal_template_lines.csv — Baris Template Jurnal

template_name,line_order,account_code,account_hint,debit_formula,credit_formula,description_template
Bayar Beban Sewa,1,5.1.05,,amount,,Sewa bulan {month}
Bayar Beban Sewa,2,,BANK,,amount,Transfer dari {bank}

Kolom	Keterangan
template_name	Nama template (harus cocok dengan 04_journal_templates.csv)
account_code	Kode akun tetap (kosong jika pakai hint)
account_hint	BANK, PENDAPATAN, BEBAN, dll. (kosong jika pakai account_code)
debit_formula	Formula untuk sisi debit (kosong jika kredit)
credit_formula	Formula untuk sisi kredit (kosong jika debit)

07_clients.csv — Data Klien/Customer

client_code,client_name,client_type,npwp,address,phone,email
CLI-001,PT Pelanggan Utama,CLIENT,01.234.567.8-012.345,Jl. Gatot Subroto 20,021-5559876,info@pelanggan.co.id

15_employees.csv — Data Karyawan

employee_code,employee_name,nik,npwp,ptkp_status,join_date,department,position,bank_name,bank_account,active
EMP-001,Budi Santoso,3201010101010001,01.234.567.8-012.345,TK/0,2020-05-01,IT,Developer,BCA,1234567890,true

Kolom	Keterangan
ptkp_status	Status PTKP: TK/0, K/0, K/1, K/2, K/3
join_date	Tanggal masuk kerja (YYYY-MM-DD)

11_fiscal_periods.csv — Periode Fiskal

year,month,status,month_closed_at,month_closed_by,tax_filed_at,tax_filed_by
2025,1,OPEN,,,,
2025,2,OPEN,,,,

34_asset_categories.csv — Kategori Aset Tetap

category_name,useful_life_months,depreciation_method,asset_account_code,accumulated_depreciation_account_code,depreciation_expense_account_code
Komputer,48,STRAIGHT_LINE,1.2.01,1.2.02,5.1.12
Kendaraan,96,STRAIGHT_LINE,1.2.03,1.2.04,5.1.12

Mengimpor Seed Pack

Seed pack yang disediakan Balaka sudah dalam format ZIP yang siap import:

1. Buka menu Pengaturan > Import Data
2. Klik Choose File dan pilih file ZIP seed pack
3. Klik Import
4. Sistem akan memproses semua file CSV secara berurutan
5. Setelah selesai, akan muncul pesan: "Import berhasil: X record data, Y dokumen dalam Z ms"

Migrasi dari Spreadsheet

Jika klien sudah memiliki pembukuan di Excel/Google Sheets, langkah migrasinya:

1. Petakan COA Lama ke COA Balaka

Bandingkan daftar akun yang digunakan klien dengan COA bawaan seed pack. Tentukan:

• Akun yang sudah ada di COA bawaan (langsung pakai)
• Akun yang perlu ditambahkan ke COA Balaka
• Akun lama yang bisa digabungkan ke satu akun Balaka

2. Tentukan Tanggal Cutover

Pilih tanggal peralihan — biasanya awal bulan atau awal tahun fiskal. Semua transaksi sebelum tanggal ini diringkas menjadi saldo awal.

3. Input Saldo Awal

Gunakan template Saldo Awal Tahun atau Jurnal Manual untuk memasukkan saldo setiap akun per tanggal cutover.

Contoh: cutover 1 Januari 2025, maka input saldo per 31 Desember 2024:

Akun	Debit	Kredit
1.1.01 Kas	5.000.000
1.1.02 Bank BCA	50.000.000
1.1.10 Piutang Usaha	25.000.000
2.1.01 Hutang Usaha		15.000.000
3.1.01 Modal Disetor		50.000.000
3.2.01 Laba Ditahan		15.000.000

Total debit harus sama dengan total kredit.

4. Verifikasi

Setelah input saldo awal:

1. Buka Laporan > Neraca
2. Pastikan total Aset = total Liabilitas + Ekuitas
3. Buka Laporan > Trial Balance
4. Pastikan total debit = total kredit

Migrasi dari Aplikasi Lain

Jika klien sebelumnya menggunakan aplikasi akuntansi lain:

1. Export data dari aplikasi lama (biasanya tersedia fitur export CSV)
2. Petakan format kolom ke format CSV Balaka
3. Untuk transaksi historis: cukup input saldo akhir per akun sebagai saldo awal (lebih praktis daripada mengimpor semua transaksi detail)
4. Untuk data master (COA, klien, karyawan): konversi ke format CSV Balaka dan import via ZIP

Tips Import

• Backup dulu — sebelum import, pastikan ArtiVisi sudah memiliki backup database terbaru
• Test di instance demo — coba import di instance demo dulu sebelum di instance produksi klien
• Perhatikan urutan — file CSV harus bernomor urut karena ada dependensi (COA harus sebelum template)
• Validasi total — setelah import saldo awal, selalu cek trial balance dan neraca

Langkah Selanjutnya

Konfigurasi Template Jurnal

Panduan mereview, menyesuaikan, dan membuat template jurnal untuk klien.

Konsep Template Jurnal

Template jurnal adalah fitur inti Balaka yang memungkinkan pengguna mencatat transaksi tanpa harus mengetahui akun mana yang di-debit atau di-kredit. Pengguna cukup:

1. Pilih template (misal: "Bayar Beban Sewa")
2. Isi jumlah
3. Klik Simpan & Posting

Balaka otomatis membuat jurnal akuntansi yang benar.

Review Template Bawaan

Setelah import seed pack, buka Master Data > Template Jurnal untuk melihat daftar template.

Template per Industri

Industri	Jumlah Template	Fokus
IT Service	40	Pendapatan jasa + PPN/PPh, beban operasional IT
Online Seller	39	Penjualan marketplace, withdraw saldo, inventory
Coffee Shop	8	Penjualan tunai, pembelian bahan, produksi
Campus	40	Tagihan SPP, pembayaran, beasiswa, hibah

Template Sistem

Beberapa template ditandai sebagai sistem dan dijalankan otomatis oleh fitur tertentu:

Template	Dijalankan Oleh	Kapan
Post Gaji Bulanan	Fitur Payroll	Saat posting penggajian
Penyusutan Aset	Fitur Aset Tetap	Saat posting penyusutan bulanan
Jurnal Penutup Tahun	Tutup Buku	Saat tutup buku akhir tahun

Template sistem tidak perlu diubah kecuali ada kebutuhan khusus.

Tipe Template

SIMPLE

Pengguna hanya mengisi satu angka (jumlah). Semua baris jurnal dihitung dari angka tersebut.

Contoh: Bayar Beban Sewa

Baris	Akun	Debit	Kredit
1	5.1.05 Beban Sewa	amount
2	[BANK]		amount

Pengguna isi jumlah 15.000.000 → debit Beban Sewa 15 juta, kredit Bank 15 juta.

DETAILED

Pengguna mengisi beberapa variabel. Untuk transaksi yang melibatkan lebih dari satu komponen nilai.

Contoh: Penjualan Tokopedia

Variabel: grossSales (harga jual) dan adminFee (potongan admin Tokopedia)

Baris	Akun	Debit	Kredit
1	1.1.04 Saldo Tokopedia	grossSales - adminFee
2	5.1.31 Beban Admin Tokopedia	adminFee
3	4.1.01 Pendapatan Penjualan		grossSales

Pengguna isi grossSales = 25.000.000 dan adminFee = 1.250.000 → debit Saldo Tokopedia 23.750.000, debit Beban Admin 1.250.000, kredit Pendapatan 25.000.000.

Formula

Setiap baris template memiliki formula yang menentukan nilai debit atau kreditnya.

Formula untuk Template SIMPLE

Formula	Arti	Contoh
amount	Sama dengan jumlah yang diisi	Rp 10.000.000
amount * 1.11	Jumlah + PPN 11%	Rp 11.100.000
amount * 0.11	PPN 11% dari jumlah	Rp 1.100.000
amount * 0.02	PPh 23 sebesar 2%	Rp 200.000
amount * 0.98	Jumlah dikurangi PPh 23	Rp 9.800.000

Formula untuk Template DETAILED

Formula	Arti
grossSales	Variabel harga jual kotor
adminFee	Variabel potongan admin
grossSales - adminFee	Selisih harga jual dan potongan
grossSalary	Variabel gaji kotor (payroll)
netPay	Variabel gaji bersih (payroll)

Variabel bisa menggunakan operasi aritmatika: +, -, * (kali), / (bagi).

Account Hint

Beberapa baris template menggunakan hint alih-alih akun tetap. Saat pengguna membuat transaksi, mereka memilih akun yang sesuai dari dropdown.

Hint	Arti	Contoh Akun
BANK	Rekening bank	1.1.02 Bank BCA, 1.1.03 Bank Mandiri
PENDAPATAN	Akun pendapatan	4.1.01 Pendapatan Jasa Training
BEBAN	Akun beban	5.1.05 Beban Sewa, 5.1.07 Beban Listrik
ASET_TETAP	Akun aset tetap	1.2.01 Peralatan Komputer
BEBAN_PENYUSUTAN	Akun beban penyusutan	5.1.12 Beban Penyusutan
AKUM_PENYUSUTAN	Akun akumulasi penyusutan	1.2.02 Akum. Penyusutan

Keuntungan hint: satu template bisa dipakai untuk berbagai akun bank atau jenis pendapatan. Tidak perlu membuat template terpisah untuk setiap akun bank.

Kategori Template

Template dikelompokkan berdasarkan kategori:

Kategori	Fungsi	Contoh
INCOME	Pencatatan pendapatan	Pendapatan jasa, penjualan
EXPENSE	Pencatatan beban	Sewa, listrik, gaji
PAYMENT	Pembayaran hutang	Bayar hutang gaji, setor pajak
RECEIPT	Penerimaan kas	Terima pembayaran, setoran modal
TRANSFER	Transfer antar akun	Transfer antar bank

Template Tags

Template bisa diberi tag untuk memudahkan pencarian dan filterisasi. Tag yang umum digunakan:

• pajak — template yang berhubungan dengan pajak
• payroll — template penggajian
• rutin — transaksi yang terjadi setiap bulan

Membuat Template Baru

Jika template bawaan tidak mencukupi, buat template baru:

1. Buka Master Data > Template Jurnal
2. Klik Buat Template
3. Isi:
   • Nama — nama deskriptif (misal: "Bayar Beban Asuransi")
   • Deskripsi — penjelasan kapan template ini digunakan
   • Tipe — SIMPLE atau DETAILED
   • Kategori — INCOME, EXPENSE, PAYMENT, RECEIPT, atau TRANSFER
   • Sistem — biarkan kosong (hanya untuk template yang dijalankan otomatis)
4. Tambahkan baris jurnal:
   • Pilih akun atau hint
   • Isi formula debit atau kredit
   • Isi template deskripsi (opsional)
5. Klik Simpan

Contoh: Membuat Template "Bayar Beban Asuransi"

Tipe: SIMPLE, Kategori: EXPENSE

Baris	Akun/Hint	Debit	Kredit
1	5.1.14 Beban Asuransi	amount
2	BANK		amount

Langkah:

1. Pastikan akun 5.1.14 Beban Asuransi sudah ada di COA (tambahkan jika belum)
2. Buat template dengan tipe SIMPLE
3. Baris 1: account_code = 5.1.14, debit_formula = amount
4. Baris 2: account_hint = BANK, credit_formula = amount

Contoh: Membuat Template "Pendapatan Jasa + PPN"

Tipe: SIMPLE, Kategori: INCOME

Baris	Akun/Hint	Debit	Kredit
1	BANK	amount * 1.11
2	PENDAPATAN		amount
3	2.1.03 Hutang PPN		amount * 0.11

Pengguna isi amount = 10.000.000. Hasil:

• Debit Bank 11.100.000 (DPP + PPN)
• Kredit Pendapatan 10.000.000 (DPP)
• Kredit Hutang PPN 1.100.000 (PPN 11%)

Menonaktifkan Template

Template yang tidak digunakan klien bisa dinonaktifkan:

1. Buka Master Data > Template Jurnal
2. Klik template yang ingin dinonaktifkan
3. Hapus centang Aktif
4. Klik Simpan

Template yang dinonaktifkan tidak muncul di dropdown saat input transaksi.

Tips Konfigurasi per Industri

IT Service

• Pastikan template pendapatan+PPN sudah benar untuk PKP
• Jika klien menerima potongan PPh 23 dari customer, pastikan ada template "Pendapatan Jasa + PPh 23"
• Template "Pendapatan Jasa BUMN FP03" untuk transaksi dengan instansi pemerintah

Online Seller

• Sesuaikan template penjualan per marketplace yang digunakan klien
• Jika klien hanya jualan di Tokopedia dan Shopee, nonaktifkan template Lazada dan TikTok
• Pastikan persentase admin fee di formula sesuai dengan rate marketplace terbaru

Coffee Shop

• Review BOM (Bill of Materials) untuk memastikan resep dan biaya produksi benar
• Template penjualan tunai sudah termasuk perhitungan HPP otomatis

Campus

• Sesuaikan jenis tagihan dengan program studi yang ada
• Pastikan template beasiswa sudah sesuai kebijakan kampus

Langkah Selanjutnya

Setup Pajak

Panduan mengkonfigurasi pengaturan perpajakan untuk klien.

PKP vs Non-PKP

Konfigurasi pajak sangat bergantung pada status PKP klien:

Aspek	PKP	Non-PKP
PPN	Wajib pungut dan lapor PPN	Tidak memungut PPN
Faktur Pajak	Wajib terbitkan e-Faktur	Tidak perlu
Template jurnal	Menggunakan template +PPN	Template tanpa PPN
Seed pack	IT Service (PKP-ready)	Online Seller, Coffee Shop, Campus
Pelaporan	SPT Masa PPN bulanan	Tidak perlu SPT PPN

Konfigurasi Perusahaan

Buka menu Pengaturan > Perusahaan dan pastikan field berikut terisi:

NPWP dan NITKU

Field	Format	Contoh
NPWP	16 digit (format baru) atau 15 digit (format lama)	01.234.567.8-012.345
NITKU	22 digit	0000000000000000000001

NPWP dan NITKU digunakan untuk:

• Header laporan pajak
• Export data SPT Tahunan
• Faktur pajak (PKP)

Status PKP

1. Centang PKP jika klien terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak
2. Isi PKP Sejak dengan tanggal pengukuhan
3. Klik Simpan

Jika klien berstatus PKP, pastikan:

• Akun 1.1.25 PPN Masukan dan 2.1.03 Hutang PPN ada di COA
• Template pendapatan menggunakan formula PPN (amount * 1.11, amount * 0.11)
• Template pembelian mencatat PPN Masukan

Penandatangan

Field	Keterangan
Nama Penandatangan	Nama direktur/penanggung jawab yang menandatangani SPT
Jabatan	Jabatan penandatangan (misal: Direktur)

Data ini muncul di laporan pajak dan dokumen resmi.

Profil Pajak

Buka menu Pengaturan > Profil Pajak untuk konfigurasi detail perpajakan.

Tahun Fiskal

Buka Pengaturan > Perusahaan dan isi:

Field	Keterangan
Bulan Awal Tahun Fiskal	Bulan dimulainya tahun buku (umumnya 1 = Januari)

Sebagian besar perusahaan di Indonesia menggunakan tahun fiskal Januari-Desember. Jika klien menggunakan tahun fiskal berbeda (misal April-Maret), pilih bulan yang sesuai.

Periode Fiskal

Setiap bulan dalam tahun berjalan harus didaftarkan sebagai periode fiskal.

Buka Master Data > Periode Fiskal:

1. Klik Buat Periode
2. Isi Tahun dan Bulan
3. Status: OPEN
4. Klik Simpan
5. Ulangi untuk semua bulan (Januari sampai Desember)

Periode fiskal mengontrol:

• Apakah transaksi bisa diposting ke bulan tersebut
• Apakah bulan tersebut sudah ditutup (CLOSED)
• Status pelaporan pajak bulan tersebut

Status Periode

Status	Arti
OPEN	Transaksi bisa diposting
CLOSED	Periode sudah ditutup, transaksi tidak bisa diposting

Setelah semua transaksi bulan tersebut selesai dicatat dan direview, tutup periode melalui halaman Periode Fiskal.

Tax Deadline (Jadwal Pajak)

Seed pack sudah menyertakan jadwal pelaporan pajak standar Indonesia:

Jenis Pajak	Batas Setor	Batas Lapor
PPh 21	Tanggal 10 bulan berikutnya	Tanggal 20 bulan berikutnya
PPh 23	Tanggal 10 bulan berikutnya	Tanggal 20 bulan berikutnya
PPh 25	Tanggal 15 bulan berikutnya	Tanggal 20 bulan berikutnya
PPh 4(2)	Tanggal 10 bulan berikutnya	Tanggal 20 bulan berikutnya
PPN	Tanggal 15 bulan berikutnya	Akhir bulan berikutnya

Jadwal ini bisa dilihat dan disesuaikan di Master Data > Tax Deadlines.

PPh 21 — Konfigurasi Payroll

Balaka menggunakan metode TER (Tarif Efektif Rata-rata) sesuai PMK 168/2023 untuk perhitungan PPh 21 bulanan.

Kategori TER

Setiap karyawan memiliki kategori TER berdasarkan status PTKP:

Kategori TER	Status PTKP
A	TK/0, TK/1
B	TK/2, TK/3, K/0, K/1
C	K/2, K/3

Kategori TER menentukan tarif PPh 21 bulanan. Balaka menghitung otomatis berdasarkan status PTKP karyawan.

Cara Kerja PPh 21 TER

• Januari s/d November: PPh 21 dihitung menggunakan tarif TER (persentase flat dari penghasilan bruto)
• Desember: Rekonsiliasi tahunan menggunakan tarif progresif Pasal 17, dikurangi PPh 21 yang sudah dipotong Januari-November

Setup Karyawan untuk PPh 21

Buka Master Data > Karyawan dan pastikan setiap karyawan memiliki:

Field	Keterangan
Status PTKP	TK/0, TK/1, TK/2, TK/3, K/0, K/1, K/2, K/3
NPWP	NPWP karyawan (wajib untuk pemotongan PPh 21)

BPJS — Konfigurasi

Kelas Risiko JKK

BPJS JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) memiliki 5 kelas risiko dengan tarif berbeda:

Kelas	Tarif	Jenis Usaha
1	0,24%	Jasa, perdagangan, restoran, hotel
2	0,54%	Pertanian, perikanan, kehutanan
3	0,89%	Pertambangan, bahan kimia
4	1,27%	Transportasi, konstruksi ringan
5	1,74%	Konstruksi berat, industri berat

Untuk sebagian besar klien Balaka (IT service, online seller, coffee shop, kampus), pilih Kelas 1.

Komponen BPJS

Komponen	Tanggungan Karyawan	Tanggungan Perusahaan	Batas Atas Upah
Kesehatan	1%	4%	Rp 12.000.000
JHT	2%	3,7%	Tidak ada
JP	1%	2%	Rp 10.042.300
JKK	—	Sesuai kelas risiko	Tidak ada
JKM	—	0,3%	Tidak ada

Komponen BPJS sudah dikonfigurasi di seed pack (file 03_salary_components.csv). Pastikan kelas risiko JKK sesuai jenis usaha klien.

PPh Final UMKM (Non-PKP)

Untuk klien UMKM non-PKP dengan omzet di bawah Rp 4,8 miliar:

• Tarif PPh Final: 0,5% dari omzet bruto (PP 55/2022)
• Batas waktu setor: tanggal 15 bulan berikutnya
• Template: Bayar PPh Final UMKM (tersedia di seed pack Online Seller dan Coffee Shop)

Perhitungan: total pendapatan bruto bulan berjalan x 0,5%

Checklist Konfigurasi Pajak

Pastikan semua item berikut sudah dikonfigurasi:

• [ ] NPWP perusahaan terisi
• [ ] NITKU terisi
• [ ] Status PKP sudah benar (centang/tidak)
• [ ] Tanggal PKP terisi (jika PKP)
• [ ] Bulan awal tahun fiskal terisi
• [ ] Nama dan jabatan penandatangan terisi
• [ ] Periode fiskal tahun berjalan sudah dibuat
• [ ] Kelas risiko BPJS JKK sudah sesuai
• [ ] Status PTKP semua karyawan sudah benar
• [ ] NPWP semua karyawan sudah terisi
• [ ] Jadwal pajak sudah direview

Langkah Selanjutnya

Training Klien

Panduan untuk melatih staf klien menggunakan Balaka.

Prinsip Training

• Mulai dari yang paling sering digunakan — input transaksi harian, bukan fitur-fitur lanjutan
• Gunakan data nyata klien — jangan pakai contoh generik, pakai nama akun dan template yang sudah dikonfigurasi untuk klien tersebut
• Satu sesi satu topik — jangan campur banyak topik dalam satu sesi, pengguna akan kewalahan
• Hands-on — biarkan pengguna langsung praktek, jangan hanya demo

Jadwal Training yang Direkomendasikan

Hari 1: Pencatatan Transaksi Dasar (2-3 jam)

Tujuan: Pengguna bisa mencatat transaksi sehari-hari secara mandiri.

Materi:

1. Login dan navigasi (15 menit)

   • Cara login
   • Mengenal menu sidebar
   • Dashboard — apa saja yang ditampilkan

2. Input transaksi dengan template (60 menit)

   • Pilih template dari dropdown
   • Isi tanggal, jumlah, deskripsi
   • Simpan sebagai draft vs langsung posting
   • Coba 3-5 template yang paling sering dipakai klien
   • Latihan: catat 5 transaksi nyata hari ini

3. Melihat dan mengedit transaksi (30 menit)

   • Daftar transaksi (filter per tanggal, template)
   • Melihat detail jurnal
   • Mengedit transaksi draft
   • Void transaksi yang salah

4. Template yang sering dipakai (30 menit)

   • Review template utama per industri klien
   • Kapan pakai template mana
   • Perbedaan SIMPLE vs DETAILED

Fokus per industri:

Industri	Template untuk latihan
IT Service	Pendapatan Jasa, Bayar Beban Sewa, Bayar Beban Cloud
Online Seller	Penjualan Tokopedia, Penjualan Shopee, Pembelian Barang
Coffee Shop	Penjualan Tunai, Pembelian Bahan Baku, Produksi Barang Jadi
Campus	Tagihan SPP, Pembayaran SPP, Bayar Beban Gaji Dosen

Hari 2: Laporan Keuangan (2 jam)

Tujuan: Pengguna bisa membaca dan memahami laporan keuangan.

Materi:

1. Trial Balance (30 menit)

   • Cara membuka laporan Trial Balance
   • Membaca saldo per akun
   • Memastikan total debit = total kredit
   • Filter per periode

2. Laba Rugi (30 menit)

   • Pendapatan vs Beban
   • Laba/Rugi bersih
   • Perbandingan antar bulan
   • Apa yang harus diperhatikan

3. Neraca (30 menit)

   • Aset = Liabilitas + Ekuitas
   • Posisi kas dan bank
   • Piutang dan hutang
   • Membaca neraca untuk menilai kesehatan keuangan

4. Laporan Arus Kas (30 menit)

   • Arus kas operasional, investasi, pendanaan
   • Mengapa laba tidak sama dengan kas

Hari 3: Payroll (2 jam)

Tujuan: Pengguna bisa menjalankan penggajian bulanan.

Materi:

1. Data karyawan (20 menit)

   • Review data karyawan yang sudah diinput
   • Status PTKP dan pengaruhnya ke PPh 21
   • Menambah/mengubah data karyawan

2. Proses penggajian (40 menit)

   • Buat payroll run baru
   • Calculate — sistem menghitung gaji, BPJS, PPh 21
   • Review detail per karyawan
   • Approve
   • Post — jurnal gaji otomatis dibuat

3. Pembayaran gaji (30 menit)

   • Setelah posting payroll, catat transaksi "Bayar Hutang Gaji"
   • Catat transaksi "Bayar Hutang BPJS"
   • Catat transaksi "Setor PPh 21" (tanggal 10 bulan berikutnya)

4. Review slip gaji (30 menit)

   • Melihat detail potongan per karyawan
   • Memahami komponen gaji
   • Verifikasi PPh 21 TER

Hari 4: Pajak (2 jam)

Tujuan: Pengguna memahami pelaporan pajak melalui Balaka.

Materi:

1. Jadwal pajak (15 menit)

   • Batas waktu setor dan lapor
   • Checklist pajak bulanan

2. PPh 21 (30 menit)

   • Review PPh 21 dari payroll
   • Setor via template "Setor PPh 21"
   • Bukti potong 1721-A1

3. PPN (khusus PKP) (30 menit)

   • PPN Keluaran (dari penjualan)
   • PPN Masukan (dari pembelian)
   • Setor PPN via template "Setor PPN"
   • Laporan PPN

4. SPT Tahunan (30 menit)

   • Data apa saja yang bisa diexport dari Balaka
   • Rekonsiliasi fiskal
   • Lampiran-lampiran SPT Tahunan Badan

5. PPh Final UMKM (khusus non-PKP) (15 menit)

   • Perhitungan 0,5% dari omzet bruto
   • Setor via template "Bayar PPh Final UMKM"

Materi Tambahan (Opsional)

Aset Tetap (1 jam)

• Mencatat pembelian aset tetap
• Kategori aset dan masa manfaat
• Penyusutan otomatis bulanan
• Penjualan/penghapusan aset

Inventori (1 jam, untuk Online Seller dan Coffee Shop)

• Stok masuk dan stok keluar
• HPP otomatis
• BOM dan produksi (Coffee Shop)
• Laporan stok

Rekonsiliasi Bank (1 jam)

• Import mutasi bank (CSV)
• Auto-matching transaksi
• Manual matching
• Review dan complete

Titik-Titik Kebingungan yang Sering Terjadi

Berdasarkan pengalaman, berikut hal-hal yang sering membingungkan pengguna baru:

1. Draft vs Posted

Pengguna sering lupa mem-posting transaksi.

Jelaskan:

• Draft = dicatat tapi belum masuk jurnal. Tidak mempengaruhi laporan.
• Posted = sudah final, masuk ke jurnal dan laporan.
• Transaksi penting harus di-posting agar laporan akurat.

2. Template Mana yang Dipakai

Pengguna bingung memilih template untuk situasi tertentu.

Solusi: Buat cheat sheet sederhana untuk klien:

Situasi	Template
Terima bayaran dari customer	Pendapatan Jasa / Penjualan
Bayar sewa kantor	Bayar Beban Sewa
Bayar listrik/internet	Bayar Beban Listrik / Telekomunikasi
Transfer antar bank	Transfer Antar Bank
Terima barang dari supplier	Pembelian Barang

3. Akun Hint (BANK, PENDAPATAN)

Pengguna bingung saat diminta memilih akun dari dropdown.

Jelaskan:

• Beberapa template memerlukan pilihan akun (misal: bank mana yang digunakan)
• Pilih akun yang sesuai dengan transaksi yang sesungguhnya terjadi
• Contoh: jika bayar pakai BCA, pilih "1.1.02 Bank BCA"

4. Saldo Bank Negatif

Pengguna panik melihat saldo bank negatif di laporan.

Jelaskan:

• Saldo negatif berarti ada pengeluaran yang belum diimbangi penerimaan di sistem
• Cek apakah ada penerimaan yang belum dicatat
• Cek apakah saldo awal sudah diinput dengan benar

5. Laba Rugi Tidak Sesuai Harapan

Jelaskan:

• Pastikan semua transaksi sudah di-posting (bukan draft)
• Cek filter periode — mungkin melihat periode yang salah
• Pastikan tidak ada transaksi yang tercatat di akun yang keliru

Menggunakan Instance Demo untuk Training

ArtiVisi menyediakan instance demo yang sudah terisi data contoh lengkap. Gunakan instance ini untuk:

1. Sebelum training — partner berlatih mendemonstrasikan fitur
2. Saat training — pengguna bisa mencoba tanpa takut merusak data klien
3. Setelah training — pengguna bisa terus berlatih mandiri

Instance demo berisi data transaksi satu tahun penuh dengan payroll, penyusutan aset, dan laporan pajak.

Setelah Training

1. Pastikan pengguna sudah bisa input transaksi mandiri
2. Berikan kontak partner untuk pertanyaan sehari-hari
3. Jadwalkan review pertama 1-2 minggu setelah training
4. Cek trial balance di review pertama — apakah debit = kredit, apakah saldo bank masuk akal

Langkah Selanjutnya

Support Playbook

Panduan menangani pertanyaan dan masalah umum dari klien.

Prinsip Dukungan

1. Partner menangani pertanyaan akuntansi — cara pencatatan, pemilihan template, pembacaan laporan
2. ArtiVisi menangani masalah teknis — error sistem, bug, masalah server, update aplikasi
3. Dokumentasikan masalah — catat masalah yang sering muncul untuk perbaikan proses

Masalah Umum dan Solusinya

"Trial balance tidak balance (debit tidak sama dengan kredit)"

Penyebab: Ini seharusnya tidak terjadi karena setiap jurnal di Balaka selalu memaksa debit = kredit. Jika terjadi, kemungkinan:

1. Ada transaksi saldo awal yang salah input
2. Ada modifikasi data langsung di database (bukan melalui aplikasi)

Langkah penyelesaian:

1. Buka Laporan > Trial Balance
2. Catat selisih antara total debit dan total kredit
3. Cek transaksi saldo awal — apakah total debit = total kredit
4. Jika selisih ditemukan di saldo awal, buat jurnal koreksi menggunakan template Jurnal Manual
5. Jika penyebab tidak jelas, eskalasi ke ArtiVisi — kemungkinan ada bug

---

"Perhitungan PPh 21 karyawan salah"

Penyebab umum:

1. Status PTKP karyawan tidak sesuai
2. Gaji yang diinput tidak sesuai
3. Bulan Desember memang berbeda (rekonsiliasi tahunan)

Langkah penyelesaian:

1. Buka Master Data > Karyawan
2. Cek status PTKP karyawan — apakah sudah sesuai (TK/0, K/1, dll)?
3. Cek gaji bruto yang digunakan
4. Jika bulan Desember: PPh 21 di bulan terakhir memang dihitung menggunakan tarif progresif Pasal 17 (bukan TER). Angka ini bisa jauh lebih besar atau lebih kecil dari bulan-bulan sebelumnya. Ini normal.
5. Hitung manual menggunakan kalkulator PPh 21 TER:
   • Januari-November: Gaji Bruto x Tarif TER sesuai kategori
   • Desember: (PPh 21 Setahun dengan tarif progresif) - (Total PPh 21 Jan-Nov)

Referensi tarif TER: PMK 168/2023

---

"Tidak bisa posting transaksi ke periode yang sudah ditutup"

Penyebab: Periode fiskal bulan tersebut sudah berstatus CLOSED.

Langkah penyelesaian:

1. Buka Master Data > Periode Fiskal
2. Cari periode yang dimaksud
3. Jika memang perlu membuka kembali periode:
   • Klik periode tersebut
   • Ubah status dari CLOSED ke OPEN
   • Klik Simpan
   • Posting transaksi yang tertunda
   • Tutup kembali periode setelah selesai
4. Jika transaksi seharusnya di bulan yang sudah ditutup, pertimbangkan: apakah bisa dicatat di bulan berjalan dengan keterangan yang jelas?

Pertimbangan: Membuka kembali periode yang sudah ditutup bisa mempengaruhi laporan yang sudah diterbitkan. Konsultasikan dengan klien sebelum membuka periode.

---

"Laporan PPN menunjukkan angka yang salah"

Penyebab umum:

1. Transaksi belum di-posting (masih draft)
2. Template yang digunakan tidak memperhitungkan PPN
3. Formula PPN di template tidak sesuai

Langkah penyelesaian:

1. Buka Laporan > Pajak > PPN
2. Filter per bulan yang bermasalah
3. Cek daftar transaksi yang masuk laporan PPN:
   • Apakah semua transaksi penjualan+PPN sudah tercatat?
   • Apakah ada transaksi yang seharusnya kena PPN tapi pakai template tanpa PPN?
4. Cek akun 2.1.03 Hutang PPN di Trial Balance — saldonya harus cocok dengan total PPN yang belum disetor
5. Jika ada transaksi yang salah template:
   • Void transaksi yang salah
   • Input ulang dengan template yang benar

Pencegahan: Saat training, tekankan perbedaan antara template "Pendapatan Jasa" (tanpa PPN) dan "Pendapatan Jasa + PPN" (dengan PPN). Untuk klien PKP, hampir semua pendapatan harus menggunakan template +PPN.

---

"Bagaimana cara void transaksi yang sudah diposting?"

Langkah:

1. Buka daftar transaksi
2. Cari transaksi yang ingin di-void
3. Klik transaksi tersebut untuk melihat detail
4. Klik tombol Void
5. Isi alasan void
6. Konfirmasi

Catatan:

• Void tidak menghapus transaksi, melainkan membuat jurnal pembalik (reversal)
• Transaksi yang sudah di-void tetap terlihat dalam daftar dengan status VOID
• Jika periode sudah ditutup, buka dulu periodenya sebelum void

---

"Saldo bank di Balaka tidak cocok dengan mutasi bank"

Penyebab umum:

1. Ada transaksi yang belum dicatat di Balaka
2. Ada transaksi yang salah jumlahnya
3. Saldo awal bank tidak sesuai

Langkah penyelesaian:

1. Buka Laporan > Trial Balance dan catat saldo akun bank di Balaka
2. Bandingkan dengan saldo di rekening koran/mutasi bank
3. Jika ada selisih:
   • Gunakan fitur Rekonsiliasi Bank (menu Akuntansi > Rekonsiliasi Bank)
   • Import file CSV mutasi bank
   • Sistem akan melakukan auto-matching
   • Review transaksi yang belum match
   • Untuk transaksi yang ada di bank tapi belum di Balaka: catat transaksi baru
   • Untuk transaksi yang ada di Balaka tapi belum di bank: cek apakah memang belum clearing

---

"Payroll tidak bisa dijalankan"

Penyebab umum:

1. Belum ada karyawan aktif di sistem
2. Data karyawan tidak lengkap (status PTKP, NPWP)
3. Payroll bulan tersebut sudah ada

Langkah penyelesaian:

1. Buka Master Data > Karyawan — pastikan ada karyawan aktif
2. Cek kelengkapan data setiap karyawan: PTKP, NPWP, tanggal masuk
3. Buka Payroll — cek apakah sudah ada payroll run untuk bulan tersebut
4. Jika error tetap terjadi, eskalasi ke ArtiVisi dengan menyertakan pesan error yang muncul

---

"Laporan neraca tidak balance (Aset tidak sama dengan Liabilitas + Ekuitas)"

Penyebab: Sama seperti trial balance tidak balance — ini menunjukkan ada data yang tidak konsisten.

Langkah penyelesaian:

1. Buka Laporan > Trial Balance terlebih dahulu
2. Pastikan total debit = total kredit
3. Jika trial balance balance tapi neraca tidak: kemungkinan ada akun yang salah tipe (misal akun beban dikategorikan sebagai aset)
4. Cek Master Data > Bagan Akun — pastikan tipe setiap akun sudah benar
5. Jika masalah tetap ada, eskalasi ke ArtiVisi

---

"Bagaimana cara menutup buku akhir tahun?"

Langkah:

1. Pastikan semua transaksi tahun berjalan sudah diposting
2. Pastikan semua periode fiskal (Januari-Desember) sudah CLOSED
3. Jalankan fitur Tutup Buku Akhir Tahun
4. Sistem akan membuat jurnal penutup yang:
   • Menutup semua akun pendapatan (saldo menjadi 0)
   • Menutup semua akun beban (saldo menjadi 0)
   • Memindahkan selisih (laba/rugi bersih) ke akun 3.2.01 Laba Ditahan
5. Verifikasi: buka Neraca — akun 3.2.02 Laba Berjalan harus 0, dan 3.2.01 Laba Ditahan bertambah

---

"Import data gagal"

Penyebab umum:

1. File bukan format ZIP
2. Struktur folder di dalam ZIP tidak sesuai
3. Format CSV tidak sesuai (kolom kurang/lebih, format tanggal salah)
4. Data duplikat (kode akun atau nama template sudah ada)

Langkah penyelesaian:

1. Periksa format file — harus ZIP
2. Buka ZIP dan periksa apakah file CSV ada langsung di dalam folder (bukan nested folder)
3. Periksa header CSV — harus sesuai dengan format yang didokumentasikan di Import Data
4. Jika error "duplicate", berarti data tersebut sudah ada di sistem. Hapus baris duplikat dari CSV dan coba import ulang.
5. Jika error teknis yang tidak jelas, eskalasi ke ArtiVisi dengan menyertakan file ZIP dan pesan error

Kapan Harus Eskalasi ke ArtiVisi

Eskalasi ke ArtiVisi jika:

Situasi	Contoh
Error teknis / halaman error	Muncul halaman "500 Internal Server Error"
Aplikasi tidak bisa diakses	URL tidak merespons, timeout
Bug — perilaku tidak sesuai harapan	Klik simpan tapi data tidak tersimpan
Data inkonsisten yang tidak bisa dijelaskan	Trial balance tidak balance tanpa penyebab yang jelas
Permintaan fitur	Klien butuh template atau laporan khusus
Masalah keamanan	Akun tidak bisa login, suspect unauthorized access

Cara Mengajukan Tiket ke ArtiVisi

Kirim email atau pesan dengan informasi:

1. Nama klien dan URL instance
2. Deskripsi masalah — apa yang terjadi, apa yang diharapkan
3. Langkah reproduksi — langkah-langkah yang menyebabkan masalah
4. Screenshot — tangkap layar halaman yang bermasalah
5. Waktu kejadian — kapan masalah pertama muncul
6. Urgensi — apakah blocking (klien tidak bisa kerja) atau non-blocking

Waktu Respons

Urgensi	Target Respons	Target Resolusi
Blocking (aplikasi down)	2 jam	8 jam
Blocking (fitur utama error)	4 jam	24 jam
Non-blocking (bug minor)	1 hari kerja	5 hari kerja
Permintaan fitur	3 hari kerja	Sesuai roadmap

Checklist Review Bulanan

Untuk menjaga kualitas data klien, lakukan review bulanan:

• [ ] Trial balance: total debit = total kredit
• [ ] Saldo bank di Balaka cocok dengan rekening koran
• [ ] Tidak ada transaksi draft yang seharusnya sudah diposting
• [ ] Semua transaksi bulan sebelumnya sudah tercatat
• [ ] Payroll sudah dijalankan dan diposting
• [ ] Hutang gaji, BPJS, PPh 21 sudah dibayar/disetor
• [ ] PPN sudah disetor dan dilaporkan (PKP)
• [ ] Periode bulan sebelumnya sudah di-close

Kembali ke Awal

Model Kemitraan Balaka