Balaka Tutorial: Campus

Overview

Anda mengelola keuangan STMIK Merdeka Digital — Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer di Yogyakarta. Kampus berstatus non-PKP di bawah Yayasan Merdeka Digital dengan 8 karyawan tetap.

Profil Kampus

DataNilai
NamaSTMIK Merdeka Digital
Status PajakNon-PKP (lembaga pendidikan)
Berdiri2005
YayasanYayasan Merdeka Digital
Program StudiS1 Informatika, S1 Sistem Informasi
Karyawan8 orang (3 pimpinan, 2 dosen tetap, 3 staff)
GajiRp 8.000.000/bulan (semua karyawan)
LokasiYogyakarta

Mahasiswa dan Angkatan

AngkatanJumlahSemester Aktif 2025
2023120 mahasiswaGenap 2024/2025, Ganjil 2025/2026
2024120 mahasiswaGenap 2024/2025, Ganjil 2025/2026
2025120 mahasiswa (baru)Ganjil 2025/2026

Sumber Pendapatan

SumberTemplateJumlah/Tahun
SPP MahasiswaTagihan SPP + Pembayaran SPP4.500.000.000
Uang Pangkal (maba)Tagihan Uang Pangkal + Pembayaran1.800.000.000
Biaya PraktikumTagihan Praktikum + Pembayaran360.000.000
Hibah KemendikbudTerima Hibah500.000.000
Dana YayasanSetoran Modal Yayasan200.000.000

Institusi pendidikan memiliki siklus pendapatan berbasis semester — berbeda dengan perusahaan yang pendapatannya mengalir tiap bulan. Tagihan SPP dibuat di awal semester, pembayaran dicicil sepanjang semester.

Yang Akan Anda Pelajari

Tutorial ini mengikuti siklus keuangan 1 tahun penuh (Januari-Desember 2025) yang mencakup 2 semester:

  1. Tagihan Semester — siklus semester dan pembuatan tagihan SPP/uang pangkal
  2. Menerima Pembayaran — cicilan SPP dan pelunasan piutang
  3. Hibah dan Donasi — hibah pemerintah, donasi, dana yayasan
  4. Beasiswa — beasiswa prestasi dan beasiswa tidak mampu
  5. Payroll Kampus — gaji pimpinan, dosen, dan staff
  6. Operasional Kampus — listrik, air, internet, pemeliharaan
  7. Pelaporan — laporan yayasan, tutup tahun, SPT

Angka-Angka Kunci (Ringkasan Tahun 2025)

MetrikNilai
Total Pendapatan7.160.000.000
Total Beban1.178.034.867
Surplus (Laba Bersih)5.981.965.133
Piutang SPP Outstanding160.000.000
Beban Gaji + BPJS846.643.200
Beban Beasiswa40.000.000
Beban Operasional Kampus284.091.667

Semua angka ini dihasilkan oleh aplikasi Balaka melalui simulasi demo data.

Perbedaan dengan Perusahaan

Keuangan kampus berbeda dari perusahaan komersial dalam beberapa hal:

AspekPerusahaanKampus
PendapatanKontrak/invoice klienTagihan SPP per semester
SiklusBulananSemester (Genap Jan-Jun, Ganjil Jul-Dec)
PiutangPer invoicePer angkatan, dicicil
PPNPKP memungut PPNNon-PKP, tidak ada PPN
Dana eksternalTidak adaHibah pemerintah, dana yayasan
Pengeluaran khasCloud, sewa kantorBeasiswa, bahan praktikum, pemeliharaan gedung
LaporanPemegang sahamYayasan, BAN-PT

Tagihan SPP

Siklus keuangan kampus mengikuti kalender akademik. Setiap semester dimulai dengan pembuatan tagihan SPP, uang pangkal, dan biaya praktikum.

Kalender Akademik

SemesterPeriodeKeterangan
Genap 2024/2025Januari - Juni 2025Angkatan 2023 dan 2024
Ganjil 2025/2026Juli - Desember 2025Angkatan 2023, 2024, dan 2025 (maba)

Awal semester adalah momen tagihan dibuat. Mahasiswa kemudian membayar secara cicilan sepanjang semester.

Tagihan SPP

SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) ditagihkan per angkatan, per semester. Setiap angkatan (120 mahasiswa) ditagih total Rp 900.000.000 per semester.

Semester Genap (Januari)

Tagihan dibuat di awal Januari untuk 2 angkatan:

Angkatan 2023:

FieldIsi
TemplateTagihan SPP Mahasiswa
Tanggal2025-01-10
Jumlah900.000.000
DeskripsiTagihan SPP Angkatan 2023 - Genap 2024/2025
ReferensiSPP-2023-GNP

Angkatan 2024:

FieldIsi
TemplateTagihan SPP Mahasiswa
Tanggal2025-01-10
Jumlah900.000.000
DeskripsiTagihan SPP Angkatan 2024 - Genap 2024/2025
ReferensiSPP-2024-GNP

Jurnal yang dihasilkan (per tagihan):

AkunDebitKredit
1.1.10 Piutang SPP Mahasiswa900.000.000
4.1.01 Pendapatan SPP 900.000.000

Piutang bertambah (debit), pendapatan diakui (kredit). Pendapatan diakui saat tagihan dibuat — bukan saat uang diterima. Ini adalah prinsip akrual. Lihat Debit dan Kredit untuk penjelasan konsep ini.

Semester Ganjil (Juli)

Di Juli, 3 angkatan ditagihkan SPP:

AngkatanJumlahReferensi
2023900.000.000SPP-2023-GNJ
2024900.000.000SPP-2024-GNJ
2025 (maba)900.000.000SPP-2025-GNJ

Total tagihan SPP tahun 2025: 4.500.000.000 (5 tagihan x 900M).

Tagihan Uang Pangkal

Uang pangkal ditagihkan satu kali untuk mahasiswa baru. Angkatan 2025 (120 mahasiswa) masuk di semester Ganjil:

FieldIsi
TemplateTagihan Uang Pangkal
Tanggal2025-07-10
Jumlah1.800.000.000
DeskripsiTagihan Uang Pangkal Angkatan 2025
ReferensiUP-2025

Jurnal:

AkunDebitKredit
1.1.10 Piutang SPP Mahasiswa1.800.000.000
4.1.02 Pendapatan Uang Pangkal 1.800.000.000

Tagihan Biaya Praktikum

Biaya praktikum laboratorium ditagihkan per semester, Rp 120.000.000 per angkatan.

Semester Genap

AngkatanTanggalJumlahReferensi
20232025-01-15120.000.000PRKT-2023-GNP
20242025-01-15120.000.000PRKT-2024-GNP

Semester Ganjil

Tagihan praktikum semester ganjil dibuat agregat untuk semua angkatan:

FieldIsi
TemplateTagihan Biaya Praktikum
Tanggal2025-09-20
Jumlah120.000.000
DeskripsiTagihan Praktikum semua angkatan - Ganjil
ReferensiPRKT-ALL-GNJ

Total tagihan praktikum tahun 2025: 360.000.000.

Pola Template: Tagihan dan Pembayaran

Setiap jenis pendapatan menggunakan 2 template berpasangan:

Tagihan (INCOME)Pembayaran (RECEIPT)
Tagihan SPP MahasiswaPembayaran SPP
Tagihan Uang PangkalPembayaran Uang Pangkal
Tagihan Biaya PraktikumPembayaran Biaya Praktikum

Template tagihan menambah piutang dan mengakui pendapatan. Template pembayaran mengurangi piutang dan menambah kas/bank.

Alur lengkap:

Tagihan SPP             Pembayaran SPP
─────────────           ──────────────
D: Piutang SPP          D: Bank BCA
C: Pendapatan SPP       C: Piutang SPP

Piutang naik saat tagihan dibuat, turun saat pembayaran diterima.

Form tagihan SPP mahasiswa

Form tagihan uang pangkal

Rekap Total Tagihan 2025

JenisSemester GenapSemester GanjilTotal
SPP1.800.000.0002.700.000.0004.500.000.000
Uang Pangkal—1.800.000.0001.800.000.000
Praktikum240.000.000120.000.000360.000.000
Total2.040.000.0004.620.000.0006.660.000.000

Semester Ganjil lebih besar karena ada 3 angkatan (termasuk maba) dan tagihan uang pangkal.

Langkah Selanjutnya

Penerimaan Pembayaran

Setelah tagihan dibuat, mahasiswa membayar secara cicilan. Setiap pembayaran mengurangi piutang SPP.

Pembayaran SPP — Cicilan per Angkatan

Pembayaran SPP dicatat agregat per angkatan. Dalam praktik, bagian keuangan mengumpulkan pembayaran dari banyak mahasiswa dan mencatat totalnya dalam satu transaksi.

Contoh: Angkatan 2023 Semester Genap

Tagihan SPP Angkatan 2023 Genap: Rp 900.000.000

Pembayaran dicicil 3 kali:

CicilanTanggalJumlahSisa Piutang
Cicilan 12025-01-20450.000.000450.000.000
Cicilan 22025-02-05300.000.000150.000.000
Cicilan 32025-03-05150.000.0000

Angkatan 2023 semester genap lunas di bulan Maret.

Cara Mencatat

Gunakan template Pembayaran SPP:

FieldIsi
TemplatePembayaran SPP
Tanggal2025-01-20
Jumlah450.000.000
DeskripsiPembayaran SPP Angkatan 2023 - Cicilan 1
ReferensiRCV-SPP-2023-01

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA450.000.000
1.1.10 Piutang SPP Mahasiswa 450.000.000

Bank bertambah (debit), piutang berkurang (kredit).

Form pembayaran SPP

Angkatan 2024 Semester Genap

Tagihan: Rp 900.000.000

CicilanTanggalJumlahSisa Piutang
Cicilan 12025-01-25400.000.000500.000.000
Cicilan 22025-02-10350.000.000150.000.000
Cicilan 32025-03-10150.000.0000

Pembayaran SPP — Semester Ganjil

Di semester ganjil, ada 3 angkatan. Pola cicilan serupa tetapi tidak semua angkatan melunasi:

Angkatan 2023

CicilanTanggalJumlah
Cicilan 12025-07-20500.000.000
Cicilan 22025-08-15300.000.000
Cicilan 32025-10-05100.000.000
Total dibayar 900.000.000

Angkatan 2023 lunas.

Angkatan 2024

CicilanTanggalJumlah
Cicilan 12025-07-25450.000.000
Cicilan 22025-09-15250.000.000
Total dibayar 700.000.000

Sisa piutang: 900M - 700M = 200.000.000 (belum lunas di akhir tahun).

Angkatan 2025 (Maba)

CicilanTanggalJumlah
Cicilan 12025-08-10300.000.000
Cicilan 22025-09-10400.000.000
Cicilan 32025-11-05200.000.000
Total dibayar 900.000.000

Angkatan 2025 lunas.

Pembayaran Uang Pangkal

Uang pangkal Angkatan 2025: Rp 1.800.000.000

CicilanTanggalJumlah
Cicilan 12025-07-15900.000.000
Cicilan 22025-08-05600.000.000
Cicilan 32025-09-05300.000.000
Total 1.800.000.000

Uang pangkal lunas di September.

Pembayaran Biaya Praktikum

Semester Genap

AngkatanCicilanTanggalJumlah
2023Cicilan 12025-02-1560.000.000
2023Cicilan 22025-05-1060.000.000
2024Cicilan 12025-03-2060.000.000
2024Cicilan 22025-06-1060.000.000

Semester Ganjil

CicilanTanggalJumlah
Cicilan 12025-10-1080.000.000
Cicilan 22025-11-1040.000.000

Total pembayaran praktikum ganjil: 120.000.000 (lunas).

Piutang Outstanding di Akhir Tahun

Tidak semua mahasiswa membayar tepat waktu. Per 31 Desember 2025:

AkunSaldo
1.1.10 Piutang SPP Mahasiswa160.000.000

Piutang ini berasal dari Angkatan 2024 semester ganjil yang belum lunas (200M ditagih, baru 700M + beasiswa terbayar).

Piutang SPP yang outstanding perlu dilaporkan ke yayasan dan menjadi perhatian di semester berikutnya. Bagian keuangan perlu menindaklanjuti penagihan ke mahasiswa yang menunggak.

Rekap Arus Penerimaan 2025

SumberDitagihkanDibayarOutstanding
SPP (semua angkatan)4.500.000.0004.300.000.000160.000.000
Uang Pangkal1.800.000.0001.800.000.0000
Biaya Praktikum360.000.000360.000.0000
Total6.660.000.0006.460.000.000160.000.000

Selisih 40M antara ditagihkan dan dibayar+outstanding adalah beasiswa yang mengurangi piutang (lihat Beasiswa).

Langkah Selanjutnya

Hibah & Donasi

Selain pendapatan dari mahasiswa, kampus menerima dana dari pemerintah (hibah), donatur, dan yayasan pengelola.

Terima Hibah — Kemendikbud MBKM

STMIK Merdeka Digital menerima hibah Kemendikbud program MBKM sebesar Rp 500.000.000 di bulan Maret 2025.

FieldIsi
TemplateTerima Hibah
Tanggal2025-03-15
Jumlah500.000.000
DeskripsiHibah Kemendikbud program MBKM
ReferensiHIBAH-2025-01

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA500.000.000
4.2.01 Pendapatan Hibah 500.000.000

Bank bertambah, pendapatan hibah diakui. Hibah masuk sebagai pendapatan lain-lain (bukan pendapatan operasional SPP).

Form penerimaan hibah

Hibah vs Pendapatan SPP

AspekPendapatan SPPPendapatan Hibah
SumberMahasiswaPemerintah/pihak ketiga
SifatRutin, setiap semesterTidak tetap, tergantung proposal
PiutangAda (tagihan dulu, bayar kemudian)Tidak ada (langsung cair ke bank)
Akun pendapatan4.1.01 Pendapatan SPP4.2.01 Pendapatan Hibah
PelaporanPendapatan OperasionalPendapatan Lain-lain

Hibah dicatat saat dana diterima di rekening — tidak ada proses tagihan dan piutang.

Kewajiban Pelaporan Hibah

Hibah dari Kemendikbud memiliki kewajiban pelaporan penggunaan dana. Pastikan setiap pengeluaran yang didanai hibah diberi referensi yang jelas untuk audit.

Terima Donasi

Template Terima Donasi tersedia untuk mencatat sumbangan dari alumni atau donatur. Jurnalnya serupa dengan hibah — masuk ke rekening bank dan diakui sebagai pendapatan.

Dalam demo data 2025, STMIK Merdeka Digital tidak menerima donasi. Template ini tersedia untuk digunakan saat ada donasi masuk.

Setoran Modal Yayasan

Yayasan Merdeka Digital menyetor dana operasional ke kampus. Ini bukan pendapatan — ini adalah tambahan modal dari pemilik (yayasan).

FieldIsi
TemplateSetoran Modal Yayasan
Tanggal2025-01-02
Jumlah200.000.000
DeskripsiDana operasional dari yayasan Q1
ReferensiYAY-2025-Q1

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA200.000.000
3.1.01 Modal Yayasan 200.000.000

Bank bertambah, modal bertambah. Setoran modal tidak masuk laporan laba rugi — ini dicatat di neraca sebagai ekuitas.

Form setoran modal yayasan

Perbedaan Modal vs Hibah vs Pendapatan

JenisAkunLaporanPengaruh
Setoran Modal3.1.01 Modal YayasanNeraca (Ekuitas)Menambah modal
Hibah4.2.01 Pendapatan HibahLaba Rugi (Pendapatan Lain)Menambah surplus
SPP4.1.01 Pendapatan SPPLaba Rugi (Pendapatan Utama)Menambah surplus

Setoran modal dari yayasan adalah investasi pemilik — meskipun menambah saldo bank, ini bukan pendapatan dan tidak masuk perhitungan surplus/defisit.

Langkah Selanjutnya

  • Beasiswa — pemberian beasiswa yang mengurangi piutang mahasiswa

Beasiswa

STMIK Merdeka Digital memberikan 2 jenis beasiswa: beasiswa prestasi dan beasiswa tidak mampu. Beasiswa mengurangi piutang SPP mahasiswa — bukan pembayaran tunai ke mahasiswa.

Beasiswa Prestasi

Beasiswa untuk mahasiswa berprestasi. Diberikan Rp 7.500.000 per semester untuk 3 mahasiswa (Rp 2.500.000 per mahasiswa).

Semester Genap

FieldIsi
TemplateBeasiswa Prestasi
Tanggal2025-04-15
Jumlah7.500.000
DeskripsiBeasiswa prestasi semester genap (3 mahasiswa)
ReferensiBEA-P-2025-GNP

Semester Ganjil

FieldIsi
TemplateBeasiswa Prestasi
Tanggal2025-10-15
Jumlah7.500.000
DeskripsiBeasiswa prestasi semester ganjil (3 mahasiswa)
ReferensiBEA-P-2025-GNJ

Total beasiswa prestasi tahun 2025: 15.000.000 (2 semester x 7,5M).

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
5.3.01 Beban Beasiswa Prestasi7.500.000
1.1.10 Piutang SPP Mahasiswa 7.500.000

Beban beasiswa bertambah (debit), piutang mahasiswa berkurang (kredit). Mahasiswa penerima beasiswa tidak perlu membayar sebagian SPP-nya.

Form beasiswa prestasi

Beasiswa Tidak Mampu

Beasiswa untuk mahasiswa kurang mampu. Diberikan Rp 12.500.000 per semester untuk 5 mahasiswa (Rp 2.500.000 per mahasiswa).

Semester Genap

FieldIsi
TemplateBeasiswa Tidak Mampu
Tanggal2025-04-15
Jumlah12.500.000
DeskripsiBeasiswa tidak mampu semester genap (5 mahasiswa)
ReferensiBEA-TM-2025-GNP

Semester Ganjil

FieldIsi
TemplateBeasiswa Tidak Mampu
Tanggal2025-10-15
Jumlah12.500.000
DeskripsiBeasiswa tidak mampu semester ganjil (5 mahasiswa)
ReferensiBEA-TM-2025-GNJ

Total beasiswa tidak mampu tahun 2025: 25.000.000 (2 semester x 12,5M).

Form beasiswa tidak mampu

Mekanisme Beasiswa

Beasiswa bukan pembayaran tunai dari kampus ke mahasiswa. Beasiswa adalah penghapusan piutang — kampus mencoret sebagian tagihan SPP mahasiswa penerima beasiswa.

Tagihan SPP (Piutang naik)     Beasiswa (Piutang turun)
──────────────────────────     ─────────────────────────
D: Piutang SPP                 D: Beban Beasiswa
C: Pendapatan SPP              C: Piutang SPP

Alurnya:

  1. Awal semester: tagihan SPP dibuat untuk seluruh angkatan (termasuk penerima beasiswa)
  2. Pertengahan semester: beasiswa diproses, piutang penerima beasiswa dikurangi
  3. Sepanjang semester: mahasiswa non-beasiswa membayar cicilan

Dampak di Laporan

Laba Rugi

Beasiswa muncul sebagai beban:

AkunJumlah/Tahun
5.3.01 Beban Beasiswa Prestasi15.000.000
5.3.02 Beban Beasiswa Tidak Mampu25.000.000
Total Beban Beasiswa40.000.000

Piutang

Beasiswa mengurangi total piutang yang harus ditagih. Dari total tagihan SPP 4.500M:

KomponenJumlah
Total tagihan SPP4.500.000.000
Dikurangi: pembayaran SPP(4.300.000.000)
Dikurangi: beasiswa(40.000.000)
Sisa piutang160.000.000

Rekap Beasiswa per Semester

SemesterPrestasiTidak MampuTotal
Genap 2024/20257.500.00012.500.00020.000.000
Ganjil 2025/20267.500.00012.500.00020.000.000
Total 202515.000.00025.000.00040.000.000

Langkah Selanjutnya

Payroll Dosen & Staff

Setiap bulan, jalankan payroll untuk 8 karyawan. Sistem menghitung BPJS dan PPh 21 otomatis.

Untuk konsep payroll, lihat Panduan Payroll.

Konfigurasi STMIK Merdeka Digital

ParameterNilai
Base Salary8.000.000
JKK Risk Class1 (jasa/pendidikan)
Jumlah Karyawan8

Struktur Karyawan

STMIK Merdeka Digital memiliki 8 karyawan tetap:

JabatanJumlahKeterangan
Ketua STMIK1Pimpinan
Wakil Ketua I (Akademik)1Pimpinan
Wakil Ketua II (Keuangan & SDM)1Pimpinan
Dosen Tetap2Tenaga pengajar
Staff Administrasi/TU2Tenaga kependidikan
Staff IT1Tenaga kependidikan

Semua karyawan mendapatkan gaji pokok yang sama: Rp 8.000.000/bulan. Dalam praktik, dosen biasanya mendapat tunjangan fungsional tambahan — tetapi di simulasi ini menggunakan gaji flat.

Langkah Bulanan

1. Buat Payroll Run

Buka Payroll - Buat Baru:

  • Periode: 2025-01
  • Base Salary: 8000000
  • JKK Risk Class: 1

Klik Buat & Kalkulasi.

2. Review Hasil

ItemJan-Nov (per bulan)Desember
Total Gross64.000.00064.000.000
Total PPh 21960.0003.840.000
Total Net Pay——
Total Company BPJS——

PPh 21 Desember lebih besar karena rekonsiliasi tahunan — PPh 21 dihitung ulang dengan tarif progresif dan selisih dari TER bulanan disesuaikan. Lihat Panduan Payroll untuk penjelasan metode TER.

3. Approve & Post

  • Klik Approve - review final
  • Klik Post ke Jurnal - jurnal "Post Gaji Bulanan" otomatis dibuat

4. Bayar Gaji dan BPJS

Setelah payroll diposting, buat transaksi:

  • Bayar Hutang Gaji — jumlah = Total Net Pay
  • Bayar Hutang BPJS — jumlah = Total BPJS (karyawan + perusahaan)

5. Setor PPh 21

Bulan berikutnya (sebelum tanggal 10):

  • Setor PPh 21 — jumlah = Total PPh 21 dari payroll bulan lalu

PPh 21 di Gaji 8 Juta

Pada gaji Rp 8.000.000/bulan, tarif TER yang diterapkan tergantung status PTKP karyawan. Tarif efektif di level gaji ini lebih rendah dibandingkan gaji 15 juta (seperti di tutorial IT Service).

Total PPh 21 bulan Jan-Nov: Rp 960.000/bulan (untuk 8 karyawan).

Hutang PPh 21 di akhir tahun: Rp 3.840.000 — ini adalah PPh 21 Desember yang akan disetor Januari 2026.

Total Beban Gaji Tahunan

KomponenPer BulanPer Tahun
Beban Gaji64.000.000768.000.000
Beban BPJS (perusahaan)6.553.60078.643.200
Total70.553.600846.643.200

Beban gaji dan BPJS adalah komponen beban terbesar kampus — sekitar 72% dari total beban operasional.

Konteks Kampus

Berbeda dengan perusahaan IT yang memiliki 5 karyawan dengan gaji 15 juta, kampus memiliki lebih banyak karyawan dengan gaji lebih rendah. Beberapa catatan:

  • Dosen tidak tetap dicatat terpisah menggunakan template Honorarium Dosen Tidak Tetap (per SKS). Dalam demo ini tidak ada transaksi honorarium — semua dosen berstatus tetap.
  • BPJS dihitung otomatis oleh sistem berdasarkan base salary dan risk class. Lihat Panduan BPJS.
  • STMIK berstatus non-PKP, sehingga tidak ada PPN yang perlu disetor dari gaji atau operasional.

Langkah Selanjutnya

Operasional Kampus

Kampus memiliki pengeluaran rutin bulanan untuk utilitas, keamanan, kebersihan, serta pengeluaran berkala untuk pemeliharaan dan bahan praktikum.

Pengeluaran Bulanan Tetap

TemplateAkun BebanRata-rata/BulanKeterangan
Bayar Listrik Kampus5.2.118.000.000 - 9.000.000Fluktuasi: rendah saat liburan (7M), tinggi saat kuliah penuh (9M)
Bayar Air Kampus5.2.122.000.000 - 2.300.000PDAM
Bayar Internet & Telepon5.2.135.000.000Internet dedicated, tetap setiap bulan
Beban Keamanan5.2.153.000.000Jasa keamanan/satpam
Beban Kebersihan5.2.142.500.000Jasa cleaning service
Beban Admin Bank5.4.0125.000Potongan otomatis bank

Pola Listrik Kampus

Listrik kampus bervariasi mengikuti kalender akademik:

BulanJumlahKeterangan
Jan8.000.000Awal semester
Feb8.200.000Kuliah penuh
Mar8.500.000Kuliah + lab aktif
Apr7.800.000Menjelang UTS
May7.500.000Setelah UTS
Jun7.000.000Liburan semester
Jul8.500.000Registrasi maba
Aug9.000.000Kuliah penuh + maba
Sep8.800.000Kuliah penuh
Oct8.500.000Menjelang UTS
Nov8.200.000Setelah UTS
Dec7.500.000Liburan akhir tahun
Total97.500.000

Pengeluaran Berkala

TemplateAkun BebanFrekuensiKeterangan
Bayar ATK5.2.105x/tahunATK dan supplies kantor
Bayar Bahan Praktikum5.1.104x/tahunBahan habis pakai lab
Pemeliharaan Lab5.1.112x/tahunService dan upgrade peralatan lab
Pemeliharaan Gedung5.2.213x/tahunPengecatan, perbaikan atap, dll

ATK

TanggalJumlahReferensi
2025-02-201.500.000ATK-2025-02
2025-04-051.200.000ATK-2025-04
2025-06-151.300.000ATK-2025-06
2025-08-201.500.000ATK-2025-08
2025-11-151.500.000ATK-2025-11
2025-12-151.000.000ATK-2025-12
Total8.000.000

Bahan Praktikum

TanggalJumlahDeskripsi
2025-02-252.000.000Bahan praktikum lab komputer
2025-05-152.500.000Bahan praktikum lab jaringan
2025-08-253.000.000Bahan praktikum semester baru
2025-12-102.000.000Bahan praktikum UAS
Total9.500.000

Form pembelian bahan praktikum

Pemeliharaan Lab

TanggalJumlahDeskripsi
2025-05-205.000.000Service peralatan lab
2025-10-208.000.000Upgrade peralatan lab
Total13.000.000

Pemeliharaan Gedung

TanggalJumlahDeskripsi
2025-03-3110.000.000Pengecatan kampus Q1
2025-09-2515.000.000Perbaikan atap kampus
2025-12-318.000.000Pemeliharaan akhir tahun
Total33.000.000

Cara Mencatat

Semua template pengeluaran bekerja sama:

  1. Pilih template (misal: Bayar Listrik Kampus)
  2. Isi tanggal dan jumlah
  3. Isi deskripsi dan referensi
  4. Klik Simpan & Posting

Jurnal yang dihasilkan (contoh listrik):

AkunDebitKredit
5.2.11 Beban Listrik8.000.000
1.1.02 Bank BCA 8.000.000

Beban bertambah (debit), bank berkurang (kredit).

Aset Tetap: Server Lab Komputer

Kampus membeli server lab komputer di bulan Maret:

FieldIsi
KodeAST-LAB-001
NamaServer Lab Komputer
KategoriLAB
Tanggal Beli2025-03-25
Harga Beli35.000.000
MetodeGaris Lurus
Masa Manfaat48 bulan
Nilai Residu0

Penyusutan per bulan: 35.000.000 / 48 = 729.167/bulan

Penyusutan dimulai April 2025, total 10 bulan di tahun 2025 (Apr-Dec, tapi dihitung mulai bulan berikutnya setelah pembelian):

AkunSaldo Akhir 2025
Aset Tetap35.000.000
Akum. Penyusutan(7.291.667)
Beban Penyusutan7.291.667
Nilai Buku27.708.333

Untuk konsep penyusutan, lihat Panduan Aset Tetap.

Total Beban Operasional Kampus 2025

KategoriJumlah/Tahun
Beban Listrik97.500.000
Beban Telepon & Internet60.000.000
Beban Keamanan36.000.000
Beban Pemeliharaan Gedung33.000.000
Beban Kebersihan30.000.000
Beban Air24.800.000
Beban Pemeliharaan Lab13.000.000
Beban Bahan Praktikum9.500.000
Beban ATK8.000.000
Beban Penyusutan7.291.667
Beban Admin Bank300.000
Total Operasional320.391.667

Ditambah beban gaji+BPJS (846,6M) dan beasiswa (40M), total beban kampus: 1.178.034.867.

Langkah Selanjutnya

  • Pelaporan — laporan ke yayasan dan tutup tahun

Laporan & Pelaporan

Akhir tahun memerlukan beberapa laporan: laporan keuangan untuk yayasan, analisis piutang SPP, dan penyiapan data SPT Tahunan.

Untuk konsep umum, lihat Panduan Tutup Bulanan, Panduan Tutup Tahun, dan Coretax Export.

Tutup Bulan — Checklist Kampus

Setiap bulan, lakukan langkah-langkah berikut:

Minggu 1 Bulan Berikutnya

  • [ ] Catat semua pembayaran SPP yang diterima bulan lalu
  • [ ] Catat semua pengeluaran bulan lalu (listrik, air, internet, dll)

Tanggal 10

  • [ ] Setor PPh 21 — jumlah dari payroll bulan lalu

Akhir Bulan

  • [ ] Jalankan payroll bulan ini
  • [ ] Bayar gaji (Bayar Hutang Gaji)
  • [ ] Bayar BPJS (Bayar Hutang BPJS)
  • [ ] Post penyusutan bulan ini (mulai April, setelah pembelian server)
  • [ ] Catat beban admin bank
  • [ ] Tutup periode bulan lalu

Karena STMIK non-PKP, tidak ada PPN yang perlu disetor.

Laporan Laba Rugi (Tahun 2025)

Buka Laporan - Laba Rugi (periode: 1 Jan - 31 Des 2025):

PENDAPATAN OPERASIONAL
  Pendapatan SPP                   4.500.000.000
  Pendapatan Uang Pangkal         1.800.000.000
  Pendapatan Biaya Praktikum        360.000.000
                                  ─────────────
  Total Pendapatan Operasional    6.660.000.000

PENDAPATAN LAIN-LAIN
  Pendapatan Hibah                   500.000.000
                                  ─────────────
  Total Pendapatan                7.160.000.000

BEBAN USAHA
  Beban Gaji Karyawan               768.000.000
  Beban BPJS Karyawan                78.643.200
  Beban Listrik                      97.500.000
  Beban Telepon & Internet           60.000.000
  Beban Keamanan                     36.000.000
  Beban Pemeliharaan Gedung          33.000.000
  Beban Kebersihan                   30.000.000
  Beban Air                          24.800.000
  Beban Beasiswa Tidak Mampu         25.000.000
  Beban Beasiswa Prestasi            15.000.000
  Beban Pemeliharaan Lab             13.000.000
  Beban Bahan Praktikum               9.500.000
  Beban ATK                           8.000.000
  Beban Penyusutan                    7.291.667
                                  ─────────────
  Total Beban Usaha               1.177.734.867

BEBAN LUAR USAHA
  Beban Admin Bank                       300.000
                                  ─────────────

SURPLUS (LABA BERSIH)             5.981.965.133

Surplus yang besar (5,98M) terutama berasal dari pendapatan uang pangkal angkatan 2025 (1,8M) dan hibah MBKM (500M). Tahun tanpa penerimaan maba baru akan memiliki surplus yang lebih kecil.

Neraca (31 Desember 2025, Sebelum Jurnal Penutup)

ASET
  Bank BCA                        5.970.096.800
  Piutang SPP Mahasiswa             160.000.000
  Aset Tetap (Server Lab)           35.000.000
  Akum. Penyusutan                   (7.291.667)
                                  ─────────────
  Total Aset                      6.157.805.133

KEWAJIBAN
  Hutang PPh 21                      3.840.000
                                  ─────────────
  Total Kewajiban                     3.840.000

EKUITAS
  Modal Yayasan                     200.000.000
  Surplus Tahun Berjalan          5.981.965.133
                                  ─────────────
  Total Ekuitas                   6.181.965.133
  (catatan: -28.000.000 dari beasiswa
   mengurangi piutang bukan kas)

  Total Kewajiban + Ekuitas       6.157.805.133  ✓

Analisis Piutang SPP

Piutang SPP outstanding di akhir tahun: Rp 160.000.000

AngkatanTagihan GanjilDibayarBeasiswaSisa
2023900.000.000900.000.000—0
2024900.000.000700.000.000—200.000.000
2025900.000.000900.000.000—0

Angkatan 2024 memiliki tunggakan Rp 200.000.000 yang dikurangi beasiswa Rp 40.000.000, menyisakan piutang Rp 160.000.000.

Tindak lanjut yang diperlukan:

  • Kirim surat tagihan ke mahasiswa penunggak
  • Pertimbangkan pemberian keringanan (cicilan tambahan)
  • Laporkan status piutang ke yayasan

Piutang SPP yang terlalu lama outstanding perlu dievaluasi apakah masih tertagih. Jika tidak tertagih, pertimbangkan untuk dihapuskan sebagai piutang tak tertagih (bad debt).

Laporan ke Yayasan

Yayasan memerlukan laporan berkala yang mencakup:

Laporan Semester

  1. Realisasi penerimaan SPP — bandingkan tagihan vs pembayaran per angkatan
  2. Tingkat kolektibilitas — berapa persen mahasiswa yang sudah membayar lunas
  3. Penggunaan hibah — rincian penggunaan dana hibah Kemendikbud
  4. Realisasi beasiswa — jumlah penerima dan total beasiswa

Laporan Tahunan

  1. Laporan Laba Rugi — surplus/defisit tahun berjalan
  2. Neraca — posisi keuangan per 31 Desember
  3. Rincian piutang — status penagihan per angkatan
  4. Perbandingan anggaran vs realisasi — jika yayasan menetapkan RKAT

Tutup Tahun

Langkah 1: Pastikan Semua Bulan Ditutup

Buka Periode Fiskal dan pastikan 12 bulan berstatus MONTH_CLOSED.

Langkah 2: Jurnal Penutup

Buka Laporan - Tutup Buku Tahun dan klik Eksekusi.

Jurnal penutup menutup semua akun pendapatan dan beban:

  • Semua pendapatan (4.x) menjadi saldo 0
  • Semua beban (5.x) menjadi saldo 0
  • Selisih masuk ke Laba Ditahan: 5.981.965.133

SPT Tahunan untuk Lembaga Pendidikan

STMIK Merdeka Digital tetap wajib melaporkan SPT Tahunan Badan meskipun berstatus non-PKP. Beberapa perbedaan dengan perusahaan PKP:

AspekPerusahaan PKPKampus Non-PKP
PPNMemungut dan menyetor PPNTidak ada PPN
PPh 23Dipotong oleh klienTidak ada (bukan jasa kena pajak)
Kredit PajakPPh 23, PPh 25Hanya PPh 25 (jika ada)
Koreksi FiskalBeban entertainment, dllBeban beasiswa (cek deductibility)

Rekonsiliasi Fiskal

Beberapa beban kampus perlu dievaluasi deductibility-nya:

BebanStatus FiskalKeterangan
Gaji + BPJSDeductibleBeban gaji yang wajar
Listrik, air, internetDeductibleOperasional kampus
BeasiswaCek regulasiBeasiswa yang memenuhi syarat PP 93/2010 bisa deductible
Pemeliharaan gedungDeductibleJika ada bukti pendukung

Export Coretax

Buka Laporan - SPT Tahunan untuk data yang siap diinput ke Coretax. Lihat Panduan Coretax Export untuk langkah detailnya.

Catatan untuk BAN-PT

Auditor BAN-PT memerlukan bukti pengelolaan keuangan yang baik. Pastikan:

  1. Semua transaksi tercatat — tidak ada transaksi off-book
  2. Bukti pendukung lengkap — kwitansi, invoice, bukti transfer
  3. Laporan keuangan teraudit — minimal oleh auditor internal yayasan
  4. Transparansi SPP — rincian penggunaan dana SPP bisa dipertanggungjawabkan
  5. Piutang terkontrol — tingkat kolektibilitas SPP di atas 90%

Kolektibilitas SPP tahun 2025: (4.300M + 40M beasiswa) / 4.500M = 96,4% — baik.