Anda menjalankan Kedai Kopi Nusantara — kedai kopi spesialti dan bakery di Jl. Braga No. 78, Bandung. Usaha berbentuk UMKM (non-PKP) dengan 6 karyawan tetap.

Profil Usaha

Data	Nilai
Nama	Kedai Kopi Nusantara
Lokasi	Jl. Braga No. 78, Bandung 40111
Status Pajak	UMKM non-PKP (PPh Final 0,5%)
Karyawan	6 orang
Gaji	Rp 5.000.000/bulan (semua karyawan)
Berdiri	Januari 2020

Sumber Pendapatan

Sumber	Tipe	Rata-rata/Bulan
Walk-in (dine-in & takeaway)	Tunai via POS	33-51 juta
GrabFood / GoFood	Transfer via platform	7,5-15 juta

Kedai kopi punya 2 sumber pendapatan: penjualan langsung di kasir dan penjualan via platform delivery. Platform delivery memotong admin fee 20% dari total penjualan.

Yang Akan Anda Pelajari

Tutorial ini mengikuti siklus keuangan 1 tahun penuh (Januari-Desember 2025):

1. Pembelian Bahan Baku — kopi, susu, gula, cup
2. Penjualan Tunai + COGS — rekap POS mingguan dengan HPP
3. Penjualan Online — GrabFood/GoFood dengan potongan platform
4. Produksi & BOM — resep croissant dan roti bakar coklat
5. Pengeluaran Operasional — sewa, listrik, operasional
6. Payroll — gaji 6 karyawan, BPJS, PPh 21
7. Pajak UMKM — PPh Final 0,5% dan pertimbangan PKP

Angka-Angka Kunci (Ringkasan Tahun 2025)

Metrik	Nilai
Total Pendapatan	533.000.000
HPP (Harga Pokok Penjualan)	169.480.000
Laba Kotor	363.520.000
Total Beban Operasional	535.174.000
Rugi Bersih Sebelum Pajak	(171.654.000)
PPh Final UMKM (0,5%)	3.151.000
Modal Disetor	250.000.000

Kedai Kopi Nusantara beroperasi rugi di tahun 2025 — beban gaji dan sewa masih melebihi pendapatan. Ini umum terjadi pada kedai kopi yang sedang dalam fase pertumbuhan, terutama dengan 6 karyawan di level gaji 5 juta. Penjelasan lebih lanjut di Pajak UMKM.

Semua angka ini dihasilkan oleh aplikasi Balaka melalui simulasi demo data.

Bahan baku kedai kopi harus dibeli rutin setiap bulan. Ada 2 cara pembayaran: tunai (langsung bayar) dan kredit (hutang ke supplier).

Bahan Baku Utama

Bahan	Rata-rata/Bulan	Supplier
Biji kopi arabica	6,5 - 8 juta	Supplier Kopi
Susu segar	3,5 - 4,5 juta	Distributor Susu
Cup dan packaging	1,2 juta	Toko Packaging

Total pembelian bahan baku sepanjang 2025: Rp 145.300.000 (tercatat di akun 1.1.20 Persediaan Bahan Baku).

Pembelian Tunai

Mayoritas pembelian bahan baku dibayar tunai saat barang diterima.

Template: Pembelian Bahan Baku - Tunai

Contoh: Pembelian biji kopi arabica Januari, Rp 6.500.000

Field	Isi
Template	Pembelian Bahan Baku - Tunai
Tanggal	2025-01-05
Jumlah	6.500.000
Deskripsi	Pembelian biji kopi arabica Januari
Referensi	INV-KNJ-2025-01

Jurnal yang dihasilkan:

Akun	Debit	Kredit
1.1.20 Persediaan Bahan Baku	6.500.000
1.1.01 Kas		6.500.000

Persediaan bertambah (debit), kas berkurang (kredit). Bahan baku masuk gudang, uang keluar dari kasir.

Untuk memahami konsep debit dan kredit, lihat Debit dan Kredit.

Pembelian Kredit

Untuk pembelian dalam jumlah besar atau supplier yang memberikan tempo pembayaran, gunakan pembelian kredit.

Template: Pembelian Bahan Baku - Kredit

Contoh: Pembelian biji kopi spesial kredit Q1, Rp 10.000.000

Field	Isi
Template	Pembelian Bahan Baku - Kredit
Tanggal	2025-03-05
Jumlah	10.000.000
Deskripsi	Pembelian biji kopi spesial kredit Q1
Referensi	INV-KNJ-2025-Q1

Jurnal yang dihasilkan:

Akun	Debit	Kredit
1.1.20 Persediaan Bahan Baku	10.000.000
2.1.02 Hutang Supplier		10.000.000

Persediaan tetap bertambah, tapi yang berkurang bukan kas — melainkan timbul hutang ke supplier. Hutang ini harus dilunasi sesuai kesepakatan.

Di akhir tahun 2025, Kedai Kopi Nusantara masih memiliki Hutang Supplier Rp 10.000.000 (pembelian kredit Q1 yang belum dilunasi).

Perbedaan Tunai vs Kredit

	Tunai	Kredit
Kas berkurang	Ya, langsung	Tidak
Hutang timbul	Tidak	Ya
Persediaan bertambah	Ya	Ya
Cocok untuk	Pembelian rutin kecil	Pembelian besar / supplier tetap

Jadwal Pembelian 2025

Bulan	Biji Kopi	Susu	Lainnya	Total
Jan	6.500.000	3.500.000	1.200.000	11.200.000
Feb	7.000.000	3.800.000	—	10.800.000
Mar	7.500.000 + 10.000.000 (kredit)	4.000.000	—	21.500.000
Apr	7.000.000	3.800.000	—	10.800.000
Mei	7.200.000	3.900.000	—	11.100.000
Jun	7.500.000	4.000.000	—	11.500.000
Jul	7.000.000	3.800.000	—	10.800.000
Agu	7.500.000	4.000.000	—	11.500.000
Sep	7.200.000	3.900.000	—	11.100.000
Okt	7.000.000	3.800.000	—	10.800.000
Nov	7.500.000	4.200.000	—	11.700.000
Des	8.000.000	4.500.000	—	12.500.000
Total				145.300.000

Desember lebih besar karena peak season (liburan dan tahun baru).

Tips

• Catat per nota pembelian — jangan gabungkan pembelian kopi dan susu dalam 1 transaksi, karena supplier berbeda dan referensi nota berbeda
• Simpan nota — nomor referensi (INV-KNJ-2025-01, dll) harus cocok dengan nota fisik dari supplier
• Pantau persediaan — jika bahan baku cepat habis sebelum akhir bulan, bisa jadi ada waste yang perlu dikontrol

Langkah Selanjutnya

• Penjualan Tunai + COGS — mencatat penjualan dan HPP

Kedai kopi mencatat penjualan tunai secara agregat per minggu. Setiap transaksi penjualan sekaligus mencatat HPP (Harga Pokok Penjualan / COGS) — biaya bahan baku yang terpakai untuk menghasilkan minuman dan makanan yang terjual.

Konsep COGS untuk Kedai Kopi

COGS (Cost of Goods Sold) adalah biaya bahan baku yang digunakan untuk membuat produk yang dijual. Di kedai kopi, ini mencakup biji kopi, susu, gula, es batu, cup, dan bahan lainnya.

Rasio COGS di Kedai Kopi Nusantara: 38% dari revenue.

Artinya dari setiap Rp 100.000 penjualan, Rp 38.000 adalah biaya bahan baku. Sisanya Rp 62.000 adalah laba kotor (gross margin 62%) — yang masih harus dikurangi biaya operasional (gaji, sewa, listrik, dll).

Template: Penjualan Tunai + COGS

Template ini bertipe DETAILED — Anda mengisi 2 variabel:

Variabel	Keterangan
revenueAmount	Total penjualan dari POS (kasir)
cogs	HPP = 38% dari revenue

Contoh: Penjualan minggu 1 Januari, revenue Rp 18.000.000

Field	Isi
Template	Penjualan Tunai + COGS
Tanggal	2025-01-11
Variabel revenueAmount	18.000.000
Variabel cogs	6.840.000
Deskripsi	Penjualan minggu 1 Januari
Referensi	POS-2025-01-W1

Jurnal yang dihasilkan:

Akun	Debit	Kredit	Keterangan
1.1.01 Kas	18.000.000		Uang masuk dari penjualan
4.1.01 Pendapatan Penjualan Minuman		18.000.000	Revenue tercatat
5.1.01 HPP Kopi	6.840.000		Biaya bahan baku terpakai
1.1.21 Persediaan Barang Jadi		6.840.000	Persediaan berkurang

4 akun terlibat dalam 1 transaksi:

1. Kas bertambah — uang diterima dari pelanggan
2. Pendapatan bertambah — omzet tercatat
3. HPP bertambah — biaya bahan baku diakui sebagai beban
4. Persediaan Barang Jadi berkurang — stok keluar

Menghitung COGS

Angka COGS bisa dihitung dari data POS:

COGS = Revenue × 38%

Contoh minggu 1 Januari:
  Revenue = 18.000.000
  COGS    = 18.000.000 × 0,38 = 6.840.000

Rasio 38% ini dihitung dari harga pokok bahan baku per cup/porsi dibagi harga jual. Setiap kedai kopi punya rasio berbeda tergantung kualitas bahan dan harga jual.

Agregasi Mingguan

Penjualan di kasir terjadi per transaksi (per cup/porsi), tapi pencatatan di Balaka dilakukan per minggu. Ini menyederhanakan pencatatan tanpa kehilangan akurasi.

Contoh Januari 2025:

Minggu	Tanggal	Revenue	COGS (38%)
W1	11 Jan	18.000.000	6.840.000
W2	18 Jan	17.500.000	6.650.000
W3-4	25 Jan	16.000.000	6.080.000
Total Jan		51.500.000	19.570.000

Penjualan Tunai Sepanjang 2025

Bulan	Revenue	COGS	Laba Kotor
Jan	51.500.000	19.570.000	31.930.000
Feb	33.500.000	12.730.000	20.770.000
Mar	37.500.000	14.250.000	23.250.000
Apr	33.500.000	12.730.000	20.770.000
Mei	35.500.000	13.490.000	22.010.000
Jun	37.000.000	14.060.000	22.940.000
Jul	33.500.000	12.730.000	20.770.000
Agu	36.000.000	13.680.000	22.320.000
Sep	35.000.000	13.300.000	21.700.000
Okt	34.500.000	13.110.000	21.390.000
Nov	36.500.000	13.870.000	22.630.000
Des	42.000.000	15.960.000	26.040.000
Total	446.000.000	169.480.000	276.520.000

Desember tertinggi karena peak season (liburan sekolah, Natal, tahun baru).

Laba Kotor vs Laba Bersih

Laba kotor 62% terlihat sehat, tapi ini belum memperhitungkan beban operasional:

Revenue                    446.000.000   (tunai saja)
- COGS                    (169.480.000)
                          ─────────────
Laba Kotor                 276.520.000   (gross margin 62%)

- Gaji + BPJS             (397.944.000)  ← ini yang besar
- Sewa                     (96.000.000)
- Listrik                  (18.250.000)
- Dll

Inilah mengapa kedai kopi dengan gross margin 62% masih bisa rugi — beban gaji dan sewa yang tinggi. Lihat Pajak UMKM untuk analisis lengkapnya.

Tips

• Cocokkan dengan POS — total revenue di Balaka harus sama dengan laporan Z-read mesin kasir
• Konsistensi rasio COGS — jika rasio berubah signifikan, periksa apakah harga bahan baku naik atau ada waste
• Referensi mingguan — gunakan format POS-2025-01-W1 agar mudah dilacak

Langkah Selanjutnya

• Penjualan Online — penjualan via GrabFood/GoFood

Selain walk-in, kedai kopi juga menjual via platform delivery: GrabFood, GoFood, ShopeeFood. Platform ini memotong admin fee 20% dari total penjualan sebelum mentransfer ke rekening.

Konsep Potongan Platform

Jika pelanggan membeli kopi senilai Rp 8.000.000 via GrabFood dalam sebulan:

Penjualan kotor (grossSales)   :  8.000.000
Potongan platform 20% (adminFee): (1.600.000)
                                  ──────────
Yang diterima kedai             :  6.400.000

Meskipun uang yang masuk hanya 6,4 juta, pendapatan yang dicatat tetap 8 juta. Selisih 1,6 juta dicatat sebagai Beban Potongan Platform — ini adalah biaya yang Anda bayar ke GrabFood/GoFood untuk mendapatkan pelanggan.

Template: Penjualan Online (GrabFood/GoFood)

Template ini bertipe DETAILED dengan 2 variabel:

Variabel	Keterangan
grossSales	Total penjualan kotor (sebelum potongan)
adminFee	Potongan platform (20% dari grossSales)

Contoh: Penjualan GrabFood Februari, gross Rp 8.000.000

Field	Isi
Template	Penjualan Online (GrabFood/GoFood)
Tanggal	2025-02-22
Variabel grossSales	8.000.000
Variabel adminFee	1.600.000
Deskripsi	Penjualan GrabFood Februari
Referensi	GF-2025-02

Jurnal yang dihasilkan:

Akun	Debit	Kredit	Perhitungan
1.1.02 Bank BCA	6.400.000		grossSales - adminFee
6.2.11 Beban Potongan Platform	1.600.000		adminFee (20%)
4.1.01 Pendapatan Penjualan Minuman		8.000.000	grossSales

3 akun terlibat:

1. Bank BCA bertambah — uang yang benar-benar diterima (setelah dipotong)
2. Beban Potongan Platform — biaya yang dipotong GrabFood/GoFood
3. Pendapatan — revenue penuh sebelum potongan

Perhatikan: uang online masuk ke Bank BCA (transfer dari platform), bukan ke Kas seperti penjualan walk-in.

Penjualan Online Sepanjang 2025

Tidak setiap bulan ada penjualan online (tergantung volume order):

Bulan	Gross Sales	Admin Fee (20%)	Yang Diterima
Feb	8.000.000	1.600.000	6.400.000
Mar	9.000.000	1.800.000	7.200.000
Apr	7.500.000	1.500.000	6.000.000
Mei	8.500.000	1.700.000	6.800.000
Jun	9.500.000	1.900.000	7.600.000
Agu	10.000.000	2.000.000	8.000.000
Sep	8.500.000	1.700.000	6.800.000
Nov	11.000.000	2.200.000	8.800.000
Des	15.000.000	3.000.000	12.000.000
Total	87.000.000	17.400.000	69.600.000

Desember tertinggi karena banyak pesanan delivery saat liburan.

Dampak Potongan Platform di Laporan

Di akhir tahun 2025:

Akun	Saldo
4.1.01 Pendapatan Penjualan Minuman	533.000.000 (tunai 446jt + online 87jt)
6.2.11 Beban Potongan Platform	17.400.000

Potongan platform adalah biaya akuisisi pelanggan. Secara efektif, dari setiap Rp 100.000 penjualan online, Anda hanya menerima Rp 80.000.

Tips

• Cocokkan dengan laporan platform — cek statement bulanan dari GrabFood/GoFood untuk memastikan angka grossSales dan adminFee sesuai
• Catat per platform — jika Anda menggunakan GrabFood dan GoFood, bisa dicatat terpisah dengan deskripsi yang jelas (GF-2025-02 untuk GrabFood, GO-2025-02 untuk GoFood)
• Pertimbangkan margin — jika COGS 38% + platform fee 20% = 58%, margin online hanya 42% vs 62% walk-in. Pertimbangkan apakah volume online cukup untuk membenarkan biaya platform

Langkah Selanjutnya

• Produksi & BOM — membuat croissant dan roti dari bahan baku

Selain minuman kopi, Kedai Kopi Nusantara juga menjual produk bakery: croissant dan roti bakar coklat. Produk ini dibuat sendiri dari bahan baku menggunakan resep (BOM).

Konsep BOM

BOM (Bill of Materials) adalah daftar bahan baku beserta jumlahnya yang dibutuhkan untuk membuat 1 batch produk jadi. Di Balaka, BOM digunakan untuk:

1. Menghitung biaya produksi — berapa biaya bahan baku per batch
2. Memindahkan nilai persediaan — dari Persediaan Bahan Baku ke Persediaan Barang Jadi
3. Mengontrol stok — memastikan bahan baku cukup sebelum produksi

BOM Croissant (BOM-CRS)

Resep untuk 1 batch = 24 pcs croissant:

Bahan	Kode	Jumlah	Satuan
Tepung Terigu	TEPUNG-TERIGU	3	kg
Butter	BUTTER	1,5	kg
Telur Ayam	TELUR	12	butir
Ragi Instan	RAGI	10	gram
Garam	GARAM	6	gram
Susu Segar	SUSU-SEGAR	0,6	liter

Harga jual per pcs: Rp 25.000

BOM Roti Bakar Coklat (BOM-RBC)

Resep untuk 1 batch = 20 pcs roti bakar coklat:

Bahan	Kode	Jumlah	Satuan
Tepung Terigu	TEPUNG-TERIGU	2,5	kg
Butter	BUTTER	1	kg
Telur Ayam	TELUR	10	butir
Ragi Instan	RAGI	8	gram
Garam	GARAM	5	gram
Coklat Blok	COKLAT	0,4	kg

Harga jual per pcs: Rp 20.000

Alur Produksi

Persediaan Bahan Baku  →  Produksi  →  Persediaan Barang Jadi  →  Penjualan
  (1.1.20)                               (1.1.21)                  (4.1.01)
  kopi, susu, tepung,                     croissant,               customer
  butter, telur, dll                      roti bakar

Langkah 1: Buat Production Order

Buka Inventori → Produksi → Buat Baru:

Field	Isi
BOM	BOM Croissant (BOM-CRS)
Jumlah Batch	1
Tanggal	Sesuai tanggal produksi

Sistem menampilkan kebutuhan bahan baku berdasarkan BOM.

Langkah 2: Eksekusi Produksi

Klik Eksekusi — sistem membuat jurnal:

Akun	Debit	Kredit
1.1.21 Persediaan Barang Jadi	(biaya bahan)
1.1.20 Persediaan Bahan Baku		(biaya bahan)

Nilai persediaan berpindah dari bahan baku ke barang jadi. Total aset tidak berubah — hanya berpindah antar akun persediaan.

Langkah 3: Penjualan

Saat croissant atau roti terjual, dicatat melalui template Penjualan Tunai + COGS yang mengurangi Persediaan Barang Jadi dan mengakui HPP.

Template: Produksi Barang Jadi

Jika ingin mencatat produksi secara manual tanpa fitur Production Order:

Template: Produksi Barang Jadi

Akun	Debit	Kredit
1.1.21 Persediaan Barang Jadi	(jumlah)
1.1.20 Persediaan Bahan Baku		(jumlah)

Produk Master

Produk yang terdaftar di sistem:

Bahan Baku

Kode	Nama	Satuan	Akun Persediaan
KOPI-ARABICA	Biji Kopi Arabica	kg	1.1.20
SUSU-SEGAR	Susu Segar	liter	1.1.20
GULA-AREN	Gula Aren Cair	liter	1.1.20
ES-BATU	Es Batu	kg	1.1.20
TEPUNG-TERIGU	Tepung Terigu	kg	1.1.20
BUTTER	Butter	kg	1.1.20
TELUR	Telur Ayam	butir	1.1.20
RAGI	Ragi Instan	gram	1.1.20
GARAM	Garam	gram	1.1.20
COKLAT	Coklat Blok	kg	1.1.20

Barang Jadi

Kode	Nama	Satuan	Harga Jual	Akun Persediaan
CROISSANT	Croissant	pcs	25.000	1.1.21
ROTI-COKLAT	Roti Bakar Coklat	pcs	20.000	1.1.21

Semua produk menggunakan metode costing Weighted Average — harga bahan baku dihitung rata-rata tertimbang dari semua pembelian.

Tips

• Produksi sesuai demand — jangan overproduksi karena bakery cepat basi
• Cek stok bahan — pastikan bahan baku cukup sebelum memulai produksi
• Konsistensi resep — jika resep berubah (misalnya menambah butter), update BOM di Balaka agar biaya produksi akurat

Langkah Selanjutnya

• Pengeluaran Operasional — sewa, listrik, dan beban lainnya

Pengeluaran rutin kedai kopi dicatat menggunakan template SIMPLE — isi jumlah, klik posting, selesai.

Pengeluaran Bulanan

Template	Akun Beban	Rata-rata/Bulan	Keterangan
Bayar Sewa	6.2.01	8.000.000	Sewa ruko Jl. Braga
Bayar Listrik	6.2.02	1.450.000 - 1.700.000	Mesin espresso, AC, freezer
Beban Admin Bank	6.2.10	15.000	Potongan otomatis BCA

Pengeluaran Triwulanan

Template	Akun Beban	Per Kuartal	Keterangan
Bayar Beban Operasional	6.2.12	1.200.000 - 1.500.000	Perlengkapan toko, ATK

Cara Mencatat

Semua template pengeluaran bekerja sama:

1. Pilih template (misal: Bayar Sewa)
2. Isi tanggal dan jumlah
3. Isi deskripsi dan referensi
4. Klik Simpan & Posting

Jurnal yang dihasilkan (contoh sewa):

Akun	Debit	Kredit
6.2.01 Beban Sewa Tempat	8.000.000
1.1.01 Kas		8.000.000

Beban bertambah (debit), kas berkurang (kredit). Perhatikan bahwa sewa dan listrik dibayar dari Kas, bukan dari Bank — karena ini pembayaran langsung di lokasi.

Transfer Antar Bank

Setiap bulan, Kedai Kopi Nusantara menyetorkan sebagian uang kas ke Bank BCA sebesar Rp 32.000.000. Ini bukan pengeluaran — hanya memindahkan uang dari kasir ke bank.

Template: Transfer Antar Bank

Field	Isi
Template	Transfer Antar Bank
Tanggal	2025-01-27
Jumlah	32.000.000
Deskripsi	Setoran kas ke bank Januari
Referensi	TRF-KAS-2025-01

Jurnal yang dihasilkan:

Akun	Debit	Kredit
1.1.02 Bank BCA	32.000.000
1.1.01 Kas		32.000.000

Bank bertambah, kas berkurang. Total aset tetap sama — hanya berpindah tempat. Uang di bank digunakan untuk membayar gaji (via transfer), BPJS, dan PPh.

Total Pengeluaran Operasional 2025

Kategori	Jumlah/Tahun
Beban Gaji (via payroll)	360.000.000
Beban BPJS Kesehatan (via payroll)	14.400.000
Beban BPJS Ketenagakerjaan (via payroll)	23.544.000
Beban Sewa Tempat	96.000.000
Beban Listrik	18.250.000
Beban Potongan Platform	17.400.000
Beban Operasional Lainnya	5.400.000
Beban Admin Bank	180.000
Total Beban Operasional	535.174.000

Saldo Kas dan Bank

Alur uang di kedai kopi:

Penjualan tunai → Kas (1.1.01) → Transfer → Bank BCA (1.1.02)
Penjualan online → langsung ke Bank BCA (1.1.02)

Dari Kas: bayar bahan baku, sewa, listrik
Dari Bank: bayar gaji, BPJS, PPh, admin bank

Di akhir tahun 2025:

Akun	Saldo
Kas	62.450.000
Bank BCA	14.525.000

Tips

• Sewa — catat sewa setiap bulan meskipun kontrak tahunan, agar beban tersebar merata di laporan laba rugi
• Listrik naik di Desember — mesin espresso lebih sering nyala karena peak season. Ini normal
• Transfer rutin — setorkan uang kas ke bank secara rutin agar tidak menumpuk kas fisik terlalu banyak

Langkah Selanjutnya

• Payroll — gaji 6 karyawan dan BPJS

Setiap bulan, jalankan payroll untuk 6 karyawan. Sistem menghitung BPJS dan PPh 21 otomatis.

Untuk konsep payroll, lihat Panduan Payroll.

Konfigurasi Kedai Kopi Nusantara

Parameter	Nilai
Base Salary	5.000.000
JKK Risk Class	2 (F&B / restoran)
Jumlah Karyawan	6

Data Karyawan

Karyawan	Jabatan	PTKP
Karyawan 1	Barista	TK/0
Karyawan 2	Barista	TK/0
Karyawan 3	Baker	K/0
Karyawan 4	Baker	K/1
Karyawan 5	Kasir	TK/0
Karyawan 6	Cleaning	K/0

PPh 21 di Gaji 5 Juta

Dengan gaji Rp 5.000.000/bulan, PPh 21 sangat kecil. Pada level gaji ini, setelah dikurangi BPJS karyawan dan PTKP, penghasilan kena pajak hampir nol untuk sebagian besar karyawan.

Total PPh 21 per bulan (Jan-Nov): sekitar Rp 50.000 (tergantung komposisi PTKP karyawan).

Ini sangat berbeda dengan perusahaan IT service yang gajinya 15 juta — di sana PPh 21 bisa mencapai 3,6 juta per bulan.

Langkah Bulanan

1. Buat Payroll Run

Buka Payroll → Buat Baru:

• Periode: 2025-01
• Base Salary: 5000000
• JKK Risk Class: 2

Klik Buat & Kalkulasi.

2. Review Hasil

Sistem menampilkan:

Item	Per Bulan (Jan-Nov)
Total Gross	30.000.000
Total Employee BPJS	~1.730.000
Total PPh 21	~50.000
Total Deductions	~1.780.000
Total Net Pay	~28.220.000
Total Company BPJS	~3.162.000

3. Approve & Post

• Klik Approve → review final
• Klik Post ke Jurnal → jurnal "Post Gaji Bulanan" otomatis dibuat

4. Bayar Gaji

Setelah payroll diposting, buat transaksi:

• Bayar Hutang Gaji — jumlah = Total Net Pay
• Bayar Hutang BPJS — jumlah = Total BPJS (karyawan + perusahaan)

5. Setor PPh 21

Bulan berikutnya (sebelum tanggal 10):

• Setor PPh 21 — jumlah = Total PPh 21 dari payroll bulan lalu

Dampak di Laporan Keuangan

Di akhir tahun 2025:

Akun	Saldo	Keterangan
6.1.01 Gaji Barista	360.000.000	30jt × 12 bulan
6.1.04 BPJS Kesehatan	14.400.000	Company Kes × 12
6.1.05 BPJS Ketenagakerjaan	23.544.000	Company TK × 12
2.1.14 Hutang PPh 21	600.000	PPh 21 Desember, disetor Januari 2026

Total beban gaji dan BPJS: 397.944.000/tahun — ini adalah beban terbesar kedai kopi (75% dari total beban operasional).

Perbandingan dengan IT Service

	Kedai Kopi	IT Service
Gaji/orang	5.000.000	15.000.000
Jumlah karyawan	6	5
Total gross/bulan	30.000.000	75.000.000
PPh 21/bulan	~50.000	3.600.000
Revenue/bulan	~44.000.000	~176.000.000
Rasio gaji/revenue	~68%	~43%

Rasio gaji terhadap revenue di kedai kopi jauh lebih tinggi — ini adalah tantangan utama bisnis F&B dengan banyak karyawan.

Tips

• PPh 21 Desember lebih besar — ini bukan bug, melainkan rekonsiliasi tahunan. Lihat Panduan PPh untuk penjelasan TER method
• Review kebutuhan staffing — dengan rasio gaji 68% dari revenue, pertimbangkan apakah efisiensi bisa ditingkatkan
• Bayar gaji tepat waktu — jangan lupa transaksi "Bayar Hutang Gaji" setelah posting payroll

Langkah Selanjutnya

• Pajak UMKM — PPh Final 0,5% dan pertimbangan pajak

Kedai Kopi Nusantara berstatus UMKM non-PKP. Kewajiban pajak utamanya adalah PPh Final 0,5% dari omzet bruto (PP 55/2022).

PPh Final UMKM 0,5%

UMKM dengan omzet di bawah Rp 4,8 miliar/tahun bisa memilih tarif PPh Final 0,5% dari omzet bruto. Perhitungannya sederhana:

PPh Final = Omzet Bulan Lalu × 0,5%

Template: Bayar PPh Final UMKM

Contoh: PPh Final untuk revenue Januari (51,5 juta tunai):

Field	Isi
Template	Bayar PPh Final UMKM
Tanggal	2025-02-15
Jumlah	257.500
Deskripsi	PPh Final 0.5% revenue Januari
Referensi	PPHFINAL-2025-01

Jurnal yang dihasilkan:

Akun	Debit	Kredit
8.1.03 Beban PPh Final UMKM	257.500
1.1.02 Bank BCA		257.500

PPh Final dicatat sebagai Beban Lain-lain (bukan beban operasional) dan dibayar dari Bank BCA via e-Billing DJP.

Jadwal Pembayaran PPh Final 2025

PPh Final dibayar paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya:

Masa Pajak	Omzet Bulan	PPh Final (0,5%)	Dibayar
Januari	51.500.000	257.500	15 Feb
Februari	51.600.000	258.000	15 Mar
Maret	60.500.000	302.500	15 Apr
April	55.000.000	275.000	15 Mei
Mei	58.000.000	290.000	15 Jun
Juni	62.000.000	310.000	15 Jul
Juli	53.600.000	268.000	15 Agu
Agustus	62.000.000	310.000	15 Sep
September	59.000.000	295.000	15 Okt
Oktober	55.000.000	275.000	15 Nov
November	62.000.000	310.000	15 Des
Desember	69.000.000	—	15 Jan 2026
Total		3.151.000

Omzet bulan termasuk penjualan tunai + penjualan online (grossSales, sebelum potongan platform).

Tidak Ada Kewajiban PPN

Sebagai non-PKP, Kedai Kopi Nusantara:

• Tidak memungut PPN dari pelanggan
• Tidak membuat Faktur Pajak
• Tidak lapor SPT Masa PPN

Harga yang tertera di menu sudah final — tidak ada tambahan 11% PPN.

Mengapa Rugi Itu Wajar untuk Kedai Kopi yang Bertumbuh

Laporan keuangan 2025 menunjukkan Kedai Kopi Nusantara mengalami rugi:

PENDAPATAN
  Pendapatan Penjualan Minuman      533.000.000
                                    ─────────────
  Total Pendapatan                   533.000.000

HARGA POKOK PENJUALAN
  HPP Kopi                           169.480.000
                                    ─────────────
  Laba Kotor                         363.520.000

BEBAN OPERASIONAL
  Gaji Barista                       360.000.000
  BPJS Kesehatan                      14.400.000
  BPJS Ketenagakerjaan                23.544.000
  Beban Sewa Tempat                   96.000.000
  Beban Listrik                       18.250.000
  Beban Potongan Platform             17.400.000
  Beban Operasional Lainnya            5.400.000
  Beban Administrasi Bank                180.000
                                    ─────────────
  Total Beban Operasional            535.174.000

BEBAN LAIN-LAIN
  Beban PPh Final UMKM                 3.151.000
                                    ─────────────

RUGI BERSIH                        (174.805.000)

Ini bukan berarti bisnis gagal. Beberapa alasan rugi di fase pertumbuhan:

1. Kapasitas belum penuh — dengan 6 karyawan, kedai bisa melayani lebih banyak pelanggan. Revenue masih bisa naik tanpa menambah karyawan
2. Gaji adalah investasi — 6 karyawan terlatih (barista, baker, kasir) dibutuhkan untuk menjaga kualitas dan konsistensi layanan
3. Brand building — lokasi di Jl. Braga dengan sewa 8 juta/bulan adalah investasi branding jangka panjang
4. Rasio gaji 68% — ini tinggi tapi umum untuk kedai kopi yang baru berkembang. Target sehat: di bawah 40%

Untuk mencapai break-even, kedai perlu menaikkan revenue ke sekitar Rp 75-80 juta/bulan (dari rata-rata 44 juta saat ini).

Meskipun Rugi, PPh Final Tetap Dibayar

Keunikan PPh Final UMKM: pajak dihitung dari omzet bruto, bukan laba. Meskipun rugi, selama ada omzet, PPh Final tetap harus dibayar.

Ini berbeda dengan PPh Badan tarif normal yang dihitung dari laba — jika rugi, PPh Badan nihil.

Kapan Harus Upgrade ke PKP?

Kedai kopi wajib mendaftar PKP jika:

Kondisi	Threshold
Omzet tahunan	> Rp 4,8 miliar
Omzet bulanan rata-rata	> Rp 400 juta

Dengan omzet 533 juta/tahun (rata-rata 44 juta/bulan), Kedai Kopi Nusantara masih jauh dari threshold PKP.

Jika sudah PKP:

• Harga menu naik 11% (PPN) atau margin berkurang 11%
• Wajib membuat Faktur Pajak setiap transaksi
• Wajib lapor SPT Masa PPN bulanan
• Tidak bisa menggunakan tarif PPh Final 0,5% lagi

Untuk panduan PPN jika sudah PKP, lihat Panduan PPN.

Pertimbangan Akhir Tahun

Batasan Waktu PPh Final UMKM

PP 55/2022 memberikan fasilitas PPh Final 0,5% untuk jangka waktu terbatas:

• PT (Badan): 4 tahun sejak terdaftar
• CV / Perorangan: 7 tahun sejak terdaftar

Kedai Kopi Nusantara berdiri Januari 2020, sehingga jika berbentuk PT, fasilitas PPh Final berakhir di akhir 2023. Setelah itu harus menggunakan tarif PPh Badan normal (22%).

Jika berbentuk usaha perorangan, fasilitas berlaku sampai akhir 2026.

Threshold Bebas Pajak

Sejak 2024, UMKM dengan omzet di bawah Rp 500 juta/tahun bebas PPh Final. Omzet Kedai Kopi Nusantara (533 juta) sedikit di atas threshold ini, sehingga masih wajib membayar PPh Final atas seluruh omzet.

Referensi

• Panduan PPh
• Panduan PPN
• Panduan Tutup Tahun