Balaka Tutorial: Online Seller

Overview

Anda menjalankan Toko Gadget Sejahtera — toko online yang menjual smartphone, aksesoris, dan gadget melalui Tokopedia, Shopee, dan TikTok Shop. Toko berbasis di Jakarta Pusat, berdiri sejak Maret 2019.

Profil Usaha

DataNilai
NamaToko Gadget Sejahtera
Status PajakUMKM non-PKP
PajakPPh Final 0,5% (PP 55/2022)
Karyawan4 orang
GajiRp 5.500.000/bulan (semua karyawan)
MarketplaceTokopedia, Shopee, TikTok Shop
GudangSewa gudang Rp 5.000.000/bulan

Marketplace dan Produk

Marketplace Aktif

MarketplaceAdmin FeeAkun SaldoAkun Biaya Admin
Tokopedia5%Saldo TokopediaBiaya Admin Tokopedia
Shopee6%Saldo ShopeeBiaya Admin Shopee
TikTok Shop4%Saldo TikTok ShopBiaya Admin TikTok Shop

Katalog Produk (18 SKU)

KategoriJumlah SKUContoh ProdukKisaran Harga
Smartphone4iPhone 15, Samsung S24, Xiaomi 14, OPPO Reno 116,5jt – 16,5jt
Aksesoris4Power Bank, Wireless Charger, Screen Protector75rb – 350rb
Kabel & Charger4USB-C, Fast Charger 33W, Car Charger65rb – 175rb
Case & Pelindung3Case iPhone, Case Samsung, Universal Pouch85rb – 120rb
Audio3TWS Earbuds, Bluetooth Speaker, Earphone Wired150rb – 450rb

Yang Akan Anda Pelajari

Tutorial ini mengikuti siklus keuangan 1 tahun penuh (Januari–Desember 2025):

  1. Penjualan Marketplace — catat penjualan per marketplace dengan admin fee
  2. Withdraw Saldo — tarik saldo marketplace ke rekening bank
  3. Inventori & Pembelian — beli stok dan stock opname
  4. Pengeluaran Operasional — ongkir, packing, iklan, sewa, listrik
  5. PPh Final UMKM — pajak 0,5% dari omzet bulanan
  6. Payroll — gaji 4 karyawan gudang dan admin
  7. Tutup Bulan & Tahun — checklist closing bulanan dan tahunan

Angka-Angka Kunci (Ringkasan Tahun 2025)

MetrikNilai
Total Penjualan Bruto802.000.000
Penjualan Tokopedia340.000.000
Penjualan Shopee268.000.000
Penjualan TikTok Shop194.000.000
Total Biaya Admin Marketplace40.840.000
Biaya Iklan Marketplace44.800.000
Pembelian Barang Dagangan390.000.000
Beban Gaji (4 karyawan)264.000.000
Beban BPJS Perusahaan27.033.600
PPh Final UMKM (0,5%)3.470.000
Saldo Bank BCA (31 Des)188.222.650
Modal Disetor300.000.000

Semua angka ini dihasilkan oleh aplikasi Balaka melalui simulasi demo data.

Perbedaan dengan IT Service

AspekIT Service (PKP)Online Seller (UMKM)
PPNMemungut PPN 11%Tidak ada PPN
Pajak PenghasilanPPh Badan (tarif progresif)PPh Final 0,5% dari omzet
PendapatanInvoice per proyekPenjualan harian per marketplace
Admin FeeTidak ada4-6% per marketplace
PersediaanTidak ada (jasa)Barang dagangan 18 SKU
Saldo TertahanLangsung ke bankTertahan di marketplace

Langkah Selanjutnya

Penjualan Marketplace

Toko Gadget Sejahtera menjual di 3 marketplace, masing-masing dengan potongan admin berbeda. Setiap penjualan menggunakan template DETAILED dengan 2 variabel: grossSales (harga jual bruto) dan adminFee (potongan marketplace).

Konsep: Apa yang Terjadi Saat Penjualan

Ketika pembeli membayar di marketplace, uang tidak langsung masuk ke rekening bank Anda. Alurnya:

  1. Pembeli bayar → marketplace terima uang
  2. Marketplace potong admin fee
  3. Sisa masuk ke Saldo Marketplace (masih di marketplace)
  4. Anda harus withdraw untuk memindahkan ke Bank BCA

Maka perlu 2 transaksi terpisah: penjualan (masuk Saldo Marketplace) dan withdraw (Saldo Marketplace → Bank BCA).

Template per Marketplace

Penjualan Tokopedia (Admin 5%)

Template: Penjualan Tokopedia

FieldIsi
TemplatePenjualan Tokopedia
Tanggal2025-01-08
var_grossSales25.000.000
var_adminFee1.250.000
DeskripsiPenjualan Tokopedia minggu 1
ReferensiORD-TOKPED-0101

Catatan: Amount diisi 0 karena template DETAILED menghitung sendiri dari variabel.

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKreditKeterangan
1.1.03 Saldo Tokopedia23.750.000 grossSales - adminFee
5.2.01 Biaya Admin Tokopedia1.250.000 adminFee (5%)
4.1.01 Penjualan Tokopedia 25.000.000grossSales

Pendapatan dicatat penuh 25 juta. Potongan admin 1,25 juta dicatat sebagai beban terpisah. Saldo Tokopedia bertambah 23,75 juta (netto setelah potongan).

Form penjualan Tokopedia

Penjualan Shopee (Admin 6%)

Template: Penjualan Shopee

FieldIsi
TemplatePenjualan Shopee
Tanggal2025-01-15
var_grossSales18.000.000
var_adminFee1.080.000
DeskripsiPenjualan Shopee minggu 2
ReferensiORD-SHOPEE-0102

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKreditKeterangan
1.1.04 Saldo Shopee16.920.000 grossSales - adminFee
5.2.02 Biaya Admin Shopee1.080.000 adminFee (6%)
4.1.02 Penjualan Shopee 18.000.000grossSales

Shopee memotong admin fee 6% — lebih tinggi dari Tokopedia. Di penjualan 18 juta, selisihnya 180rb lebih besar dibanding kalau di Tokopedia.

Form penjualan Shopee

Penjualan TikTok Shop (Admin 4%)

Template: Penjualan TikTok Shop

FieldIsi
TemplatePenjualan TikTok Shop
Tanggal2025-01-22
var_grossSales12.000.000
var_adminFee480.000
DeskripsiPenjualan TikTok minggu 3
ReferensiORD-TIKTOK-0103

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKreditKeterangan
1.1.06 Saldo TikTok Shop11.520.000 grossSales - adminFee
5.2.05 Biaya Admin TikTok Shop480.000 adminFee (4%)
4.1.05 Penjualan TikTok Shop 12.000.000grossSales

TikTok Shop punya admin fee terendah (4%). Dari 12 juta, hanya 480rb yang dipotong.

Form penjualan TikTok Shop

Perbandingan Admin Fee

MarketplaceAdmin FeeDari 10 JutaYang Anda Terima
Tokopedia5%500.0009.500.000
Shopee6%600.0009.400.000
TikTok Shop4%400.0009.600.000

Menghitung adminFee

Anda perlu menghitung sendiri adminFee berdasarkan rate marketplace:

  • Tokopedia: grossSales x 5% → contoh: 25.000.000 x 5% = 1.250.000
  • Shopee: grossSales x 6% → contoh: 18.000.000 x 6% = 1.080.000
  • TikTok Shop: grossSales x 4% → contoh: 12.000.000 x 4% = 480.000

Angka ini bisa dilihat di laporan settlement masing-masing marketplace.

Jadwal Penjualan 2025

BulanTokopediaShopeeTikTok ShopTotal
Jan25.000.00018.000.00012.000.00055.000.000
Feb22.000.00020.000.00015.000.00057.000.000
Mar28.000.00022.000.00018.000.00068.000.000
Apr20.000.00016.000.00014.000.00050.000.000
Mei24.000.00019.000.00016.000.00059.000.000
Jun26.000.00021.000.00017.000.00064.000.000
Jul23.000.00017.000.000—40.000.000
Agu27.000.00021.000.00015.000.00063.000.000
Sep25.000.00019.000.00014.000.00058.000.000
Okt35.000.00028.000.00020.000.00083.000.000
Nov40.000.00032.000.00025.000.00097.000.000
Des45.000.00035.000.00028.000.000108.000.000
Total340.000.000268.000.000194.000.000802.000.000

Musim promo (10.10, 11.11, 12.12) mendongkrak penjualan signifikan di Q4.

Total Admin Fee 2025

MarketplacePenjualanRateTotal Admin Fee
Tokopedia340.000.0005%17.000.000
Shopee268.000.0006%16.080.000
TikTok Shop194.000.0004%7.760.000
Total802.000.000 40.840.000

Tips

  • Catat per batch — tidak perlu catat per pesanan. Kumpulkan penjualan per minggu atau per periode settlement
  • Cocokkan dengan settlement — gunakan laporan settlement marketplace sebagai referensi jumlah grossSales dan adminFee
  • Referensi yang konsisten — gunakan format ORD-TOKPED-BBMM (bulan-minggu) untuk pelacakan

Langkah Selanjutnya

Withdraw Saldo

Setelah penjualan dicatat, uang masih "terjebak" di akun Saldo Marketplace. Withdraw memindahkan saldo tersebut ke rekening Bank BCA.

Konsep

Withdraw adalah transfer antar akun, bukan pendapatan baru. Tidak ada beban atau pendapatan yang berubah — hanya perpindahan lokasi uang:

  • Saldo Marketplace berkurang
  • Bank BCA bertambah

Template Withdraw

Masing-masing marketplace punya template sendiri:

TemplateDari AkunKe Akun
Withdraw Saldo Tokopedia1.1.03 Saldo Tokopedia1.1.02 Bank BCA
Withdraw Saldo Shopee1.1.04 Saldo Shopee1.1.02 Bank BCA
Withdraw Saldo TikTok Shop1.1.06 Saldo TikTok Shop1.1.02 Bank BCA

Contoh: Withdraw Tokopedia Januari

Penjualan Tokopedia Januari: grossSales 25 juta, adminFee 1,25 juta → Saldo Tokopedia = 23,75 juta.

FieldIsi
TemplateWithdraw Saldo Tokopedia
Tanggal2025-01-25
Jumlah23.750.000
DeskripsiWithdraw saldo Tokopedia Januari
ReferensiWD-TOKPED-0101

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA23.750.000
1.1.03 Saldo Tokopedia 23.750.000

Setelah withdraw: Saldo Tokopedia = 0, Bank BCA bertambah 23,75 juta.

Form withdraw saldo Tokopedia

Contoh: Withdraw Shopee Januari

FieldIsi
TemplateWithdraw Saldo Shopee
Tanggal2025-01-25
Jumlah16.920.000
DeskripsiWithdraw saldo Shopee Januari
ReferensiWD-SHOPEE-0101

Jurnal:

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA16.920.000
1.1.04 Saldo Shopee 16.920.000

Contoh: Withdraw TikTok Shop Januari

FieldIsi
TemplateWithdraw Saldo TikTok Shop
Tanggal2025-01-25
Jumlah11.520.000
DeskripsiWithdraw TikTok Januari
ReferensiWD-TIKTOK-0103

Jurnal:

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA11.520.000
1.1.06 Saldo TikTok Shop 11.520.000

Kapan Harus Withdraw

Withdraw biasanya dilakukan setelah settlement marketplace diproses. Di demo data, semua withdraw dilakukan tanggal 25 setiap bulan.

Rekomendasi:

  • Withdraw minimal 1x per bulan
  • Jangan biarkan saldo menumpuk di marketplace — saldo di marketplace bukan penghasilan bank Anda
  • Sebelum withdraw, pastikan penjualan bulan tersebut sudah dicatat

Saldo Marketplace yang Belum di-Withdraw

Di akhir tahun 2025, ada saldo yang masih tertahan:

AkunSaldo 31 Des 2025Keterangan
Saldo Tokopedia0Semua sudah ditarik
Saldo Shopee31.020.000Shopee April belum ditarik
Saldo TikTok Shop0Semua sudah ditarik

Saldo Shopee 31 juta ini tetap muncul di neraca sebagai aset lancar. Uang ini milik Anda, tapi belum masuk ke Bank BCA.

Perhatian: Jika ada saldo marketplace yang tidak pernah di-withdraw, periksa apakah ada masalah (dispute, refund pending, atau lupa tarik).

Verifikasi

Setelah semua penjualan dan withdraw bulan ini dicatat:

  1. Buka Trial Balance
  2. Cek akun Saldo Marketplace (1.1.03, 1.1.04, 1.1.06):
    • Jika 0 → semua saldo sudah ditarik
    • Jika > 0 → ada saldo yang belum di-withdraw (pastikan memang belum jatuh tempo settlement)

Langkah Selanjutnya

Inventori

Toko Gadget Sejahtera menjual barang fisik — perlu beli stok, simpan di gudang, dan sesekali stock opname untuk memastikan catatan sesuai kondisi fisik.

Pembelian Barang Dagangan

Setiap kali beli stok dari supplier, gunakan template Pembelian Barang Dagangan.

Contoh: Restock Smartphone Q1

FieldIsi
TemplatePembelian Barang Dagangan
Tanggal2025-01-05
Jumlah45.000.000
DeskripsiPembelian stok smartphone Q1
ReferensiPO-2025-001

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
1.1.20 Persediaan Barang Dagangan45.000.000
1.1.02 Bank BCA 45.000.000

Persediaan bertambah (aset naik), bank berkurang (aset turun). Pembelian stok bukan beban — barang masih punya nilai sampai dijual.

Form pembelian barang dagangan

Jadwal Pembelian 2025

TanggalDeskripsiJumlahReferensi
5 JanStok smartphone Q145.000.000PO-2025-001
20 FebRestock aksesoris dan kabel30.000.000PO-2025-002
3 MarRestock smartphone Q150.000.000PO-2025-003
5 MeiRestock earbuds dan charger35.000.000PO-2025-004
20 JulRestock smartphone midrange40.000.000PO-2025-005
3 OktRestock besar pra-promo 10.1055.000.000PO-2025-006
1 NovRestock besar pra-promo 11.1165.000.000PO-2025-007
1 DesRestock besar pra-promo 12.12 + Natal70.000.000PO-2025-008
Total 390.000.000

Perhatikan pola: pembelian meningkat drastis di Q4 untuk menyiapkan stok musim promo (10.10, 11.11, 12.12).

Katalog Produk (18 SKU)

Toko Gadget Sejahtera memiliki 18 produk terdaftar dalam 5 kategori:

KategoriSKUProdukHarga Jual
SmartphonePHONE-IP15iPhone 15 128GB16.500.000
SmartphonePHONE-SS24Samsung Galaxy S2413.500.000
SmartphonePHONE-XI14Xiaomi 149.500.000
SmartphonePHONE-OPPOOPPO Reno 116.500.000
AksesorisACC-SPScreen Protector75.000
AksesorisACC-STANDPhone Stand Holder150.000
AksesorisACC-PB10Power Bank 10000mAh350.000
AksesorisACC-WCWireless Charger 15W250.000
Kabel & ChargerCBL-USBCKabel USB-C 1M65.000
Kabel & ChargerCBL-FCFast Charger 33W175.000
Kabel & ChargerCBL-CARCar Charger Dual Port150.000
Kabel & ChargerCBL-MULTIKabel Multi 3in185.000
CaseCASE-IPCase iPhone 1585.000
CaseCASE-SSCase Samsung S2485.000
CaseCASE-POUCHUniversal Pouch120.000
AudioAUD-TWSTWS Earbuds450.000
AudioAUD-SPKBluetooth Speaker Mini350.000
AudioAUD-WIREEarphone Wired USB-C150.000

Semua produk menggunakan metode Weighted Average untuk kalkulasi HPP dan tracking persediaan.

Stock Opname (Penyesuaian Persediaan)

Minimal sekali per kuartal, hitung fisik barang di gudang dan cocokkan dengan catatan di Balaka.

Jika Stok Fisik Lebih Banyak dari Catatan

Gunakan template Penyesuaian Persediaan Masuk:

AkunDebitKredit
1.1.20 Persediaan Barang Daganganjumlah selisih
4.9.01 Pendapatan Lain-lain jumlah selisih

Jika Stok Fisik Kurang dari Catatan (rusak/hilang)

Gunakan template Penyesuaian Persediaan Keluar:

AkunDebitKredit
5.9.02 Beban Persediaan Rusak/Hilangjumlah selisih
1.1.20 Persediaan Barang Dagangan jumlah selisih

Barang rusak atau hilang dicatat sebagai beban — mengurangi laba.

Saldo Persediaan Akhir Tahun

Per 31 Desember 2025:

AkunSaldo
1.1.20 Persediaan Barang Dagangan390.000.000

Angka ini muncul di neraca sebagai aset lancar.

Tips

  • Catat pembelian segera — begitu barang datang dan dibayar, langsung catat. Jangan tunggu akhir bulan
  • Simpan faktur supplier — isi nomor faktur di field referensi untuk pelacakan
  • Stock opname rutin — gadget kecil (kabel, case, screen protector) rawan hilang atau tertukar. Hitung fisik minimal tiap kuartal
  • Perhatikan minimum stock — setiap produk punya batas minimum stok. Restock sebelum habis, terutama menjelang musim promo

Langkah Selanjutnya

Beban Operasional

Selain biaya admin marketplace (sudah tercatat otomatis saat penjualan), ada pengeluaran rutin yang perlu dicatat manual setiap bulan.

Pengeluaran Bulanan

TemplateAkun BebanRata-rata/BulanKeterangan
Bayar Sewa Gudang5.4.035.000.000Sewa gudang penyimpanan
Bayar Beban Listrik5.4.04800.000–950.000Listrik gudang
Ongkir Ditanggung Penjual5.3.011.800.000–4.000.000Free ongkir subsidi seller
Biaya Packing5.3.02450.000–900.000Kardus, bubble wrap, lakban
Bayar Iklan Marketplace5.2.102.500.000–7.000.000TopAds, Shopee Ads, TikTok Ads
Beban Admin Bank5.5.0115.000Potongan otomatis BCA

Cara Mencatat

Semua template pengeluaran bekerja sama — pilih template, isi tanggal dan jumlah, posting.

Contoh: Ongkir Ditanggung Penjual

FieldIsi
TemplateOngkir Ditanggung Penjual
Tanggal2025-01-29
Jumlah2.000.000
DeskripsiOngkir free ongkir Januari
ReferensiONGKIR-2025-01

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
5.3.01 Ongkir Ditanggung Penjual2.000.000
1.1.02 Bank BCA 2.000.000

Form ongkir ditanggung penjual

Contoh: Bayar Iklan Marketplace

FieldIsi
TemplateBayar Iklan Marketplace
Tanggal2025-01-30
Jumlah3.000.000
DeskripsiTopAds + Shopee Ads Januari
ReferensiADS-2025-01

Jurnal:

AkunDebitKredit
5.2.10 Biaya Iklan Marketplace3.000.000
1.1.02 Bank BCA 3.000.000

Form pembayaran iklan marketplace

Pengeluaran Bulanan 2025 (Detail)

Ongkir Ditanggung Penjual

BulanJumlahBulanJumlah
Jan2.000.000Jul1.900.000
Feb2.200.000Agu2.400.000
Mar2.500.000Sep2.100.000
Apr1.800.000Okt3.000.000
Mei2.100.000Nov3.500.000
Jun2.300.000Des4.000.000
Total Tahun 29.800.000

Ongkir naik di bulan promo karena volume pesanan meningkat.

Biaya Iklan Marketplace

BulanJumlahBulanJumlah
Jan3.000.000Jul2.800.000
Feb2.500.000Agu3.200.000
Mar3.500.000Sep2.800.000
Apr2.800.000Okt5.000.000
Mei3.200.000Nov6.000.000
Jun3.000.000Des7.000.000
Total Tahun 44.800.000

Iklan dinaikkan agresif di Q4 untuk mendorong penjualan promo 10.10, 11.11, dan 12.12.

Biaya Packing

BulanJumlahBulanJumlah
Jan500.000Jul480.000
Feb550.000Agu580.000
Mar600.000Sep520.000
Apr450.000Okt700.000
Mei520.000Nov800.000
Jun560.000Des900.000
Total Tahun 7.160.000

Pengeluaran Tetap Bulanan

KategoriPer BulanTotal Tahun
Sewa Gudang5.000.00060.000.000
Listrik800.000–950.00010.100.000
Admin Bank15.000180.000

Total Pengeluaran Operasional 2025

KategoriJumlah/Tahun
Biaya Iklan Marketplace44.800.000
Ongkir Ditanggung Penjual29.800.000
Biaya Admin Tokopedia17.000.000
Biaya Admin Shopee16.080.000
Biaya Admin TikTok Shop7.760.000
Biaya Packing7.160.000
Sewa Gudang60.000.000
Listrik10.100.000
Beban Gaji (via payroll)264.000.000
Beban BPJS (via payroll)27.033.600
Beban Penyusutan1.666.667
Admin Bank180.000
PPh Final UMKM3.470.000
Total489.050.267

Pendapatan Tambahan: Cashback Marketplace

Kadang marketplace memberikan cashback atau reward ke seller. Catat dengan template Cashback dari Marketplace.

Contoh: Desember 2025, cashback 2 juta.

AkunDebitKredit
1.1.02 Bank BCA2.000.000
4.2.03 Cashback Marketplace 2.000.000

Tips

  • Kelompokkan ongkir per bulan — jangan catat per resi, terlalu banyak. Totalkan ongkir free ongkir per bulan
  • Pisahkan iklan per bulan — gabungkan TopAds + Shopee Ads + TikTok Ads dalam satu transaksi bulanan
  • Naikkan budget iklan saat promo — lihat pola: iklan 7 juta di Desember menghasilkan penjualan 108 juta

Langkah Selanjutnya

PPh Final UMKM

Toko Gadget Sejahtera adalah UMKM non-PKP, sehingga pajak penghasilannya mengikuti skema PPh Final 0,5% sesuai PP 55/2022.

Untuk konsep perpajakan umum, lihat Panduan PPh.

Apa Itu PPh Final UMKM?

UMKM dengan omzet di bawah Rp 4,8 miliar per tahun dikenai pajak penghasilan final sebesar 0,5% dari omzet bruto bulanan. "Final" artinya pajak ini tidak bisa dikreditkan atau dikurangkan lagi — sekali bayar, selesai.

Syarat Berlaku

KriteriaToko Gadget Sejahtera
Omzet tahunan< 4,8 miliar (802 juta di 2025)
Status PKPTidak (non-PKP)
Dasar hukumPP 55/2022 (menggantikan PP 23/2018)
Tarif0,5% dari omzet bruto
SifatFinal

Batas Waktu

PP 55/2022 memberikan fasilitas ini maksimal 7 tahun untuk WP Badan. Toko Gadget Sejahtera berdiri Maret 2019 — masih dalam masa fasilitas sampai 2026.

Cara Menghitung

Rumusnya:

PPh Final = Omzet Bruto Bulan Lalu x 0,5%

Omzet bruto = total penjualan sebelum dikurangi admin fee marketplace. Ambil dari total grossSales semua marketplace bulan tersebut.

Contoh: Januari 2025

MarketplacegrossSales
Tokopedia25.000.000
Shopee18.000.000
TikTok Shop12.000.000
Total Omzet55.000.000

PPh Final = 55.000.000 x 0,5% = 275.000

Cara Mencatat

Gunakan template Bayar PPh Final UMKM.

PPh Final Januari dibayar di bulan Februari (sebelum tanggal 15).

FieldIsi
TemplateBayar PPh Final UMKM
Tanggal2025-02-15
Jumlah275.000
DeskripsiPPh Final 0,5% revenue Januari
ReferensiPPHFINAL-2025-01

Jurnal yang dihasilkan:

AkunDebitKredit
5.9.01 Beban PPh Final275.000
1.1.02 Bank BCA 275.000

PPh Final dicatat sebagai beban (bukan hutang yang ditunda) karena langsung dibayar.

Form pembayaran PPh Final UMKM

Jadwal PPh Final 2025

Bulan OmzetOmzet BrutoPPh Final (0,5%)Bulan Bayar
Januari55.000.000275.000Feb 15
Februari57.000.000285.000Mar 15
Maret68.000.000340.000Apr 15
April50.000.000250.000Mei 15
Mei59.000.000295.000Jun 15
Juni64.000.000320.000Jul 15
Juli40.000.000200.000Agu 15
Agustus63.000.000315.000Sep 15
September58.000.000290.000Okt 15
Oktober83.000.000415.000Nov 15
November97.000.000485.000Des 15
Desember108.000.000540.000Jan 2026
Total 2025802.000.0004.010.000

Catatan: PPh Final yang dibayar selama tahun 2025 = Rp 3.470.000 (Januari–November). PPh Final Desember (540.000) dibayar Januari 2026.

Perbedaan PPh Final vs PPh Badan

PPh Final UMKMPPh Badan (IT Service)
Tarif0,5% dari omzet bruto11%/22% dari laba kena pajak
Dasar perhitunganOmzet (sebelum biaya)Laba (setelah biaya)
PPNTidak ada (non-PKP)Memungut PPN 11%
Kredit pajakTidak adaPPh 23 bisa dikreditkan
Rekonsiliasi fiskalTidak perluWajib
PelaporanCukup setor bulananSPT Tahunan Badan

PPh Final UMKM jauh lebih sederhana — tidak perlu menghitung laba bersih atau rekonsiliasi fiskal. Cukup hitung omzet bruto x 0,5%.

Tips

  • Hitung dari grossSales, bukan netto — admin fee marketplace tidak dikurangkan. Omzet = total harga jual bruto
  • Bayar sebelum tanggal 15 — telat bayar kena denda 2% per bulan
  • Pantau akumulasi omzet — jika omzet tahunan mendekati 4,8 miliar, tahun berikutnya mungkin harus pindah ke PPh Badan biasa dan daftar PKP. Toko Gadget Sejahtera dengan omzet 802 juta masih jauh dari batas

Langkah Selanjutnya

  • Payroll — gaji 4 karyawan gudang dan admin

Payroll

Toko Gadget Sejahtera memiliki 4 karyawan tetap dengan gaji masing-masing Rp 5.500.000/bulan.

Untuk konsep payroll, BPJS, dan PPh 21, lihat:

Konfigurasi Payroll

ParameterNilai
Base Salary5.500.000
JKK Risk Class1 (perdagangan/retail)
Jumlah Karyawan4
Total Gross/bulan22.000.000 (4 x 5,5jt)

Langkah Bulanan

1. Buat Payroll Run

Buka Payroll → Buat Baru:

  • Periode: 2025-01
  • Base Salary: 5500000
  • JKK Risk Class: 1

Klik Buat & Kalkulasi.

2. Review Hasil

Sistem menghitung BPJS dan PPh 21 otomatis per karyawan:

ItemJan–Nov (per bulan)Desember
Total Gross22.000.00022.000.000
Total Employee BPJS762.300762.300
Total PPh 21626.250626.250
Total Deductions1.388.5501.388.550
Total Net Pay20.611.45020.611.450
Total Company BPJS2.252.8002.252.800

Catatan tentang PPh 21: Dengan gaji 5,5 juta per bulan, PPh 21 per karyawan relatif kecil. Pada level gaji ini, tarif TER (Tarif Efektif Rata-rata) menghasilkan potongan yang rendah. Rekonsiliasi Desember juga tidak menghasilkan selisih yang signifikan karena penghasilan neto tahunan masih di bawah batas PTKP untuk sebagian karyawan.

3. Approve & Post

  • Klik Approve → review final
  • Klik Post ke Jurnal → jurnal "Post Gaji Bulanan" otomatis dibuat

4. Bayar Gaji dan BPJS

Setelah payroll diposting, buat transaksi:

Payroll Jan:
  Gross: 22.000.000 (4 x 5,5jt)
  Net Pay: 20.611.450

Setelah post payroll:
  Beban Gaji         (D) 22.000.000
  Beban BPJS         (D) 2.252.800
  Hutang Gaji        (C) 20.611.450
  Hutang BPJS        (C) 3.015.100
  Hutang PPh 21      (C) 626.250

Bayar Hutang Gaji:
  Hutang Gaji        (D) 20.611.450
  Bank BCA           (C) 20.611.450

Bayar Hutang BPJS:
  Hutang BPJS        (D) 3.015.100
  Bank BCA           (C) 3.015.100

Setor PPh 21 (bulan berikutnya, tgl 10):
  Hutang PPh 21      (D) 626.250
  Bank BCA           (C) 626.250

5. Total Payroll per Tahun

KomponenPer BulanTotal 2025
Beban Gaji22.000.000264.000.000
Beban BPJS Perusahaan2.252.80027.033.600
Total Beban Karyawan24.252.800291.033.600

Hutang PPh 21 Akhir Tahun

Per 31 Desember 2025, Hutang PPh 21 menunjukkan saldo 626.250 — ini adalah PPh 21 Desember yang akan disetor Januari 2026.

Tips

  • Gaji 5,5 juta relatif rendah — PPh 21 per karyawan kecil. Jika ada kenaikan gaji ke atas 8 juta, PPh 21 akan naik signifikan
  • BPJS wajib — meskipun UMKM, karyawan tetap harus didaftarkan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
  • Bayar gaji tepat waktu — pastikan withdraw marketplace sudah masuk ke Bank BCA sebelum tanggal gajian

Langkah Selanjutnya

Tutup Bulan

Setiap bulan, lakukan langkah-langkah berikut untuk memastikan keuangan Toko Gadget Sejahtera tercatat dengan benar.

Untuk panduan umum, lihat Panduan Tutup Bulanan dan Panduan Tutup Tahun.

Checklist Bulanan

Minggu 1 Bulan Berikutnya

  • [ ] Input semua penjualan marketplace bulan lalu (Tokopedia, Shopee, TikTok Shop)
  • [ ] Input semua withdraw saldo marketplace bulan lalu
  • [ ] Input pembelian barang dagangan (jika ada)

Tanggal 10

  • [ ] Setor PPh 21 — jumlah dari payroll bulan lalu (626.250/bulan)

Tanggal 15

  • [ ] Bayar PPh Final UMKM — 0,5% dari omzet bruto bulan lalu

Akhir Bulan

  • [ ] Jalankan payroll bulan ini
  • [ ] Bayar gaji (Bayar Hutang Gaji)
  • [ ] Bayar BPJS (Bayar Hutang BPJS)
  • [ ] Post penyusutan bulan ini (rak gudang: 166.667/bulan, mulai Maret)
  • [ ] Catat ongkir, packing, iklan, sewa, listrik, admin bank
  • [ ] Tutup periode bulan lalu

Contoh: Closing Januari 2025

Penjualan Januari (sudah dicatat)

MarketplacegrossSalesadminFee
Tokopedia25.000.0001.250.000
Shopee18.000.0001.080.000
TikTok Shop12.000.000480.000
Total55.000.0002.810.000

Withdraw Januari (sudah dicatat)

  • Tokopedia: 23.750.000
  • Shopee: 16.920.000
  • TikTok Shop: 11.520.000

Pengeluaran Januari (sudah dicatat)

  • Sewa Gudang: 5.000.000
  • Listrik: 800.000
  • Ongkir: 2.000.000
  • Packing: 500.000
  • Iklan: 3.000.000
  • Admin Bank: 15.000

Payroll Januari

  • Post payroll → Bayar gaji 20.611.450 → Bayar BPJS 3.015.100

Setor Pajak (Februari)

  • PPh 21: 626.250 (tanggal 10 Feb)
  • PPh Final UMKM: 275.000 (tanggal 15 Feb) — 0,5% dari omzet 55 juta

Tutup Periode Januari

  • Buka Periode Fiskal → Januari 2025 → Tutup Bulan

Perbedaan dengan IT Service

Toko Gadget Sejahtera sebagai UMKM non-PKP punya closing yang lebih sederhana:

LangkahIT Service (PKP)Online Seller (UMKM)
Setor PPNYa (akhir bulan berikutnya)Tidak ada — non-PKP
PPh Final UMKMTidak adaYa (tgl 15)
Rekonsiliasi PPNHitung PPN Keluaran - MasukanTidak perlu
PPh 23Klien memotong 2%Tidak ada

Verifikasi Akhir Bulan

Setelah semua langkah selesai, cek:

AkunSeharusnya
Hutang Gaji (2.1.10)0 (sudah dibayar)
Hutang BPJS (2.1.13)0 (sudah disetor)
Hutang PPh 21 (2.1.20)Hanya bulan ini (belum jatuh tempo)
Bank BCA (1.1.02)Positif
Saldo MarketplaceHanya sisa yang belum di-withdraw

Aset Tetap: Rak Gudang

Toko Gadget membeli 1 aset tetap:

AsetTanggalHargaMasa ManfaatPenyusutan/Bulan
Rak Gudang Heavy Duty10 Mar 20258.000.00048 bulan166.667

Penyusutan dimulai bulan berikutnya (April 2025) dan di-post setiap akhir bulan.

Total penyusutan 2025: 166.667 x 10 bulan (Mar–Des) = 1.666.667

Untuk konsep penyusutan, lihat Panduan Aset Tetap.

Tutup Tahun 2025

Langkah 1: Pastikan 12 Bulan Ditutup

Buka Periode Fiskal dan pastikan Januari–Desember 2025 berstatus MONTH_CLOSED.

Langkah 2: Review Laba Rugi

Buka Laporan → Laba Rugi (periode: 1 Jan – 31 Des 2025):

PENDAPATAN
  Penjualan Tokopedia              340.000.000
  Penjualan Shopee                 268.000.000
  Penjualan TikTok Shop            194.000.000
  Cashback Marketplace               2.000.000
                                   ───────────
  Total Pendapatan                 804.000.000

BEBAN USAHA
  Biaya Admin Tokopedia             17.000.000
  Biaya Admin Shopee                16.080.000
  Biaya Admin TikTok Shop           7.760.000
  Biaya Iklan Marketplace           44.800.000
  Ongkir Ditanggung Penjual         29.800.000
  Biaya Packing                      7.160.000
  Beban Gaji                       264.000.000
  Beban BPJS Perusahaan             27.033.600
  Beban Sewa Gudang                 60.000.000
  Beban Listrik                     10.100.000
  Beban Penyusutan                   1.666.667
                                   ───────────
  Total Beban Usaha                485.400.267

BEBAN LUAR USAHA
  Beban Admin Bank                     180.000
  Beban PPh Final                    3.470.000
                                   ───────────

LABA BERSIH                        314.949.733

Langkah 3: Jurnal Penutup

Buka Laporan → Tutup Buku Tahun dan klik Eksekusi.

Jurnal penutup menutup semua akun pendapatan dan beban:

  • Semua pendapatan (4.x) menjadi saldo 0
  • Semua beban (5.x) menjadi saldo 0
  • Selisih masuk ke Laba Ditahan (3.2.01)

Langkah 4: PPh Final UMKM — Tidak Perlu SPT Badan

Karena Toko Gadget Sejahtera menggunakan PPh Final 0,5%, tidak perlu membuat rekonsiliasi fiskal atau menghitung PPh Badan. PPh sudah dibayar setiap bulan (final).

Yang perlu dilaporkan di SPT Tahunan:

  • Total omzet bruto: 802.000.000
  • Total PPh Final dibayar: 4.010.000 (termasuk Desember yang dibayar Jan 2026)
  • Lampiran neraca dan laba rugi

Neraca Setelah Closing (31 Desember 2025)

ASET
  Bank BCA                         188.222.650
  Saldo Shopee                      31.020.000
  Persediaan Barang Dagangan       390.000.000
  Peralatan Gudang                   8.000.000
  Akum. Penyusutan                  (1.666.667)
                                   ───────────
  Total Aset                       615.575.983

KEWAJIBAN
  Hutang PPh 21                        626.250
                                   ───────────
  Total Kewajiban                      626.250

EKUITAS
  Modal Disetor                    300.000.000
  Laba Ditahan                     314.949.733
                                   ───────────
  Total Ekuitas                    614.949.733

  Total Kewajiban + Ekuitas        615.575.983

Kesalahan Umum

1. Lupa Withdraw Saldo Marketplace

Penjualan sudah dicatat tapi saldo masih di marketplace. Uang tidak di bank — tidak bisa bayar gaji atau supplier. Lakukan withdraw rutin.

2. Menghitung PPh Final dari Netto

PPh Final dihitung dari omzet bruto (grossSales), bukan dari netto setelah dikurangi admin fee. Jika penjualan Tokopedia 25 juta, PPh Final dihitung dari 25 juta — bukan dari 23,75 juta.

3. Tidak Mencatat Admin Fee Marketplace

Admin fee harus dicatat sebagai beban terpisah. Jika hanya mencatat netto yang diterima sebagai pendapatan, laporan laba rugi tidak akurat — pendapatan terlihat lebih rendah dari sebenarnya.

4. Restock Terlambat untuk Musim Promo

Stok harus sudah siap sebelum promo dimulai. Lihat pola pembelian di demo data — restock besar dilakukan awal bulan (1–3 Oktober, 1 November, 1 Desember).

5. Hutang Gaji atau BPJS Tidak Nol

Jika Trial Balance menunjukkan Hutang Gaji masih ada saldo, Anda belum mencatat "Bayar Hutang Gaji" setelah posting payroll. Pastikan setiap bulan ada 3 transaksi: Bayar Gaji, Bayar BPJS, Setor PPh 21.

Referensi